5 myter om outsourcing av ekonomi, redovisning och lön

Outsourcing av ekonomi och lön hänger ofta ihop med att företaget saknar personal eller expertis eller vill sänka kostnaderna för arbetsuppgifter som inte tillhör kärnverksamheten. Redovisning och löner är typiska sådana uppgifter. Men det finns många myter om outsourcing av ekonomi och lön. I den här artikeln går vi igenom fem av de vanligaste.

Myt 1: Leverantören känner inte till företagets mål och strategi

De flesta företag har en övergripande strategi för att uppnå sina mål. Strategin är ett viktigt förvaltningsverktyg för att säkerställa att resurserna utnyttjas optimalt och att företagets utveckling håller rätt kurs.

Ekonomisk insikt och analys är viktiga faktorer när du ska sätta eller utvärdera strategin. Därför är det viktigt att den som hanterar ekonomin och redovisningen har kunskap och förståelse för företagets mål och strategier. En vanlig myt är att en outsourcing-leverantör inte kan ha det.

Ta del av bred kompetens och expertis när du outsourcar ekonomin

En redovisningsbyrå som arbetar med outsourcing av ekonomi och lön arbetar ofta med kunder i olika branscher. Redovisningskonsulterna på lite större redovisningsbyråer har därför ofta erfarenhet av att sköta ekonomin för flera olika slags företag. När du tar hjälp av en outsourcingpartner kan du alltså dra nytta av kunskap och best practice från andra framgångsrika företag genom din redovisningskonsult.

Redovisningskonsulter arbetar dessutom ofta i team och delar kunskap och erfarenhet med varandra. På så sätt får du alltså tillgång till kompetensen från ett helt team av redovisningskonsulter. Det kan komma väl till pass, särskilt om det uppstår svåra utmaningar.

Det kan vara mycket svårt att hitta en redovisningsekonom som ensam har samma erfarenhet och bredd av expertis som en hel redovisningsbyrå. Att få styrkan av hela din leverantörs professionella tjänster bakom dig kan vara en stor konkurrensfördel för din verksamhet.

Involvera din outsourcing-partner i strategin

Vid outsourcing av ekonomin kan du, förutom professionell expertis och branschkunskap, också dra nytta av din redovisningskonsult som en värdefull strategisk rådgivare. Om du lägger tid på att introducera och involvera din redovisningskonsult i företagets strategi, mål och affärsprocesser lägger du grunden för ett värdefullt samarbete. När din redovisningskonsult är insatt i företagets mål och behov kan du få god hjälp att fatta rätt beslut.

Om du verkligen vill dra full nytta av den expertis och insikt som din redovisningsbyrå har – ta med din redovisningskonsult i möten med till exempel leverantörer eller ta in konsultens input inför förvärv och andra strategiska beslut.

Vi vill också nämna att du bör ha ett tydligt avtal med din byrå som definierar vad som ska levereras vid outsourcing av ekonomin, och vad som gäller när det inte sker. Ett tips är att ha regelbundna möten och avstämningar så att ni kan säkerställa att ni delar samma syn framåt. Det är också bra att regelbundet utvärdera samarbetet och se på vad som kan utvecklas och om ramarna för samarbetet ska utvidgas.

Läs mer: 3 sätt din redovisningskonsult hjälper dig att fatta rätt beslut

Myt 2: Företaget tappar kontrollen vid outsourcing av ekonomin

Strategisk ekonomisk förvaltning och ekonomistyrning är avgörande för att fatta rätt företagsbeslut. Vi möter ibland VD:ar och ekonomichefer som uttrycker sin oro över att förlora kontrollen när de överväger outsourcing av ekonomi, redovisning och lön. Men tvärtemot kan det vara så att man genom väletablerade metoder och framåtblickande systemlösningar istället får bättre kontroll över företagets ekonomi.

Metodverk säkrar kontrollen

Det finns en hög grad av integritet och professionalism i redovisningsbranschen. Redovisningsbyråer har strikta krav på sig för riskhantering, intern kontroll och efterlevnad av god redovisningssed enligt bokföringslagen. En etablerad redovisnings- och ekonomileverantör har därför väl utarbetade metoder för att kvalitetssäkra uppgifter på alla nivåer och för att förenkla och förbättra ekonomi- och löneprocesser.

Det här kan låta enkelt, men det finns många fallgropar och frågor som måste tas upp kontinuerligt. När du anlitar en erfaren partner för outsourcing av ekonomi kan du lita på att uppgifterna löses på rätt sätt vid rätt tidpunkt och du försäkrar dig om att ditt företag skyddas på ett säkert och effektivt sätt. Genom din byrå får du tillgång till bästa praxis vid standardisering av redovisnings- och ekonomistyrningsprocesser.

Större kontroll med kraftfullt ekonomisystem

Molnbaserade ekonomisystem och ERP-system ger dig kontroll över företagets ekonomi i realtid. Vad tjänar du pengar på just nu? Hur ligger du till i förhållande till budget? Vad är prognosen för resten av året? Allt detta bör vara ett klick bort och med siffror uppdaterade i realtid.

Även om många system har ett intuitivt användargränssnitt krävs ofta expertis för att utnyttja potentialen till fullo. I ett system som ständigt utvecklas handlar det också om att hålla sig uppdaterad på nya funktioner. En leverantör med systemkompetens, som också känner till dina mål och förutsättningar, kan hjälpa dig att få ut mesta möjliga av systemstödet.

Genom att till exempel få hjälp att skapa skräddarsydda rapporter för viktiga KPI:er kan du snabbt få en uppfattning om hur ditt företag går.

Med en modern, molnbaserad systemlösning för outsourcing av ekonomi och redovisning blir det också enkelt att kommunicera och dela information. Du kommer alltid att kunna se vad din redovisningskonsult gör och du kan enkelt hitta rapporter, dokument, avtal och annan information du behöver. Om det är några uppgifter du vill att ni istället ska hantera internt på företaget finns det såklart också möjlighet att välja det.

Hög expertis ger ökad kontroll

En leverantör av outsourcing av ekonomi och redovisning har som sin huvudsakliga verksamhet att vara experter på bokföring och företagsekonomi, så du behöver inte själv ta itu med komplexiteten i ämnet. Med ett kvalificerat team som arbetar för att ge dig korrekt information om den ekonomiska förvaltningen har du alla förutsättningar för större kontroll.

Med en hög samlad kompetens och erfarenhet finns det också chans att de kommer att upptäcka förbättringspotential eller möjligheter för ditt företag som du inte tidigare har tänkt på.

Myt 3: Outsourcing av ekonomi och lön handlar bara om att sänka kostnaderna

Kostnadsminskning är ofta en viktig motivering för outsourcing av ekonomi och lön, och att spara in på kostnader kan såklart vara mycket bra för företaget. Men det bör inte vara den enda anledningen – det kan finnas många andra fördelar med att outsourca ekonomifunktionen. De kostnader du har för ekonomifunktionen måste också jämföras med det värde du får för leveransen.

Experthjälp säkrar hög kvalitet

IT, ekonomi och lön är områden som kräver organisation och investeringar i både professionell expertis och kontinuitets- och säkerhetslösningar. Istället för att enbart fokusera på kostnader kan ett mål med outsourcing vara att öka kvaliteten på arbetet. Behöver ni hjälp med att få utförligare rapportering på plats för bättre beslutsfattande? Eller saknar ni tillgång till en större professionell miljö?

En professionell leverantör av outsourcing hjälper er att förenkla och förbättra era ekonomi- och löneprocesser så att företaget kan nå ökad lönsamhet.

Med en redovisningsbyrå som är experter på ekonomisystem kan du också få hjälp med smart användning av ny teknik. Det kan handla om att utnyttja den fulla potentialen i en molnbaserad plattform, men också om integrationer till er verksamhets övriga system för att säkerställa smidiga informationsflöden och pålitliga, uppdaterade siffror.

En framåtblickande outsourcing-partner kommer också att bidra med insikter om hur du kan förenkla och automatisera dina affärsprocesser för en sömlös och effektiv arbetsdag. Resultatet för ditt företag är hög kvalitet på leveransen till ett mer fördelaktigt pris.

Flexibla lösningar vid outsourcing av ekonomin

Outsourcing av ekonomi, redovisning och lön kan också innebära större flexibilitet. Med en större flexibilitet kommer företaget ha lättare att anpassa sig till nya situationer eller nya marknader. I många förändringslägen är det fördelaktigt att ha en så slimmad och effektiv organisation som möjligt.

En intern ekonomiavdelning kan vara svår att skala upp och ner, till exempel vid förvärv och nyetableringar, eller vid nedskärningar och avvecklingar. Om företaget står inför tillväxt eller omstrukturering kan det vara smart att överväga outsourcing av ekonomifunktionen. Med en extern leverantör kan du enkelt skala upp och ner beroende på situationen.

Flexibilitet kan också handla om att anpassa sig till nya krav från myndigheterna. När du outsourcar ekonomin behöver du inte tänka på att hänga med i förändringarna i komplicerade regler, lagar och föreskrifter. Det kan handla om allt från kompetensutveckling för anställda till justeringar i den ekonomiska lösningen. Dessutom betalar du bara för den utförda tjänsten, vilket gör att kostnaderna alltid är förutsägbara.

Minskad risk och sårbarhet

Flexibilitet handlar också om att minska sårbarheten och riskerna i organisationen. Genom outsourcing av ekonomin och lönehanteringen slipper du vara beroende av att nyckelpersoner ska vara på plats och minskar risken för driftsstopp vid sjukdom, uppsägning eller semester.

Ofta jämförs kostnader för att köpa tjänster med att ha sina egna anställda. Timkostnaden för en redovisningskonsult kan inte jämställas med en anställds timlön.

Det finns många kostnader och skyldigheter förknippade med att ha en medarbetare anställd, utöver själva lönen. Det handlar till exempel om arbetsgivaravgifter, försäkringar, kontorsplats, gåvor och olika förmåner, för att nämna några.

Outsourcing sparar både tid och pengar

En annan anledning att överväga outsourcing av ekonomi och lön kan också vara att frigöra tid. Tid är pengar, och den tid som företaget sparar på att låta experter ta hand om redovisningen och lönehanteringen kan istället användas till kärnverksamheten.

Med mer tid över kan ni lägga mer kraft på att utveckla verksamheten och skapa värde för både kunder och medarbetare. Att ha tillgång till en flexibel, högkvalitativ leverans av ekonomitjänster ger också i sig en konkurrensfördel för företaget.

Myt 4: Outsourcing betyder användning av utländskt arbete

För många är outsourcing av ekonomi och lön synonymt med att använda arbetskraft från ett annat land. Den här kopplingen är inte helt obefogad, eftersom det historiskt har varit ett effektivt sätt att få ner kostnader och säkerställa lönsamhet. När arbetet görs i ett land med lägre lönenivåer kan tjänsten produceras billigare än i Sverige.

Tekniken sköter jobbet

På senare tid har den tekniska utvecklingen minskat behovet av offshore-uppdrag, det vill säga att förlägga outsourcing-tjänster i andra länder för att få ner kostnaderna. Dagens datorer och mjukvaror är flera gånger mer effektiva än mänsklig arbetskraft när det gäller enkla och rutinmässiga arbetsuppgifter i stor volym.

Ekonomi- och ERP-system blir hela tiden mer automatiserade och manuella uppgifter försvinner i ökande takt. Om en manuell uppgift med stor volym inte helt kan automatiseras, kan den antagligen robotiseras.

Idag växer RPA (Robotic Process Automation) starkt. Enkelt förklarat är detta ett sätt att automatisera en manuell process genom att låta en programvara utföra enkla uppgifter som fram tills dess har skötts av en medarbetare. Det är inte längre lönsamt att outsourca sådana uppgifter till andra länder med lägre timpris. Robotar kräver inga timlöner, tar inte semester och blir aldrig sjuka.

En annan fördel med att anlita en redovisningsbyrå som jobbar med modern teknik istället för att outsourca ekonomin till ett annat land är att det kan vara lättare att kommunicera och samarbeta med någon som talar samma språk och befinner sig i samma tidszon. En närmare interaktion med din outsourcing-leverantör kan också leda också till ett tydligare ägandeskap över uppgifterna som ska utföras.

Läs mer: 5 processer som bör automatiseras i din redovisning

Myt 5: Outsourcing av ekonomi och lön är bara för stora företag

En vanlig missuppfattning är att outsourcing av ekonomin bara är något för stora organisationer. Tvärtom kan det vara så att mindre företag har ännu mer att vinna.

Enkelt att växa med outsourcing av ekonomin

Små och medelstora företag har vanligtvis inte stora ekonomiavdelningar med en bredd av intern expertis inom redovisning och lön. Genom att välj outsourcing av ekonomin får de tillgång till den expertkompetens de saknar, vilket kan vara en stor konkurrensfördel.

Flexibilitet och förmåga att omstrukturera snabbt kan också vara särskilt viktigt för mindre företag, särskilt i en tillväxtfas. Outsourcing av ekonomin kan hjälpa till att upprätthålla en slimmad organisation som är lättare skala i linje med tillväxten.

Ofta kommer komplexiteten i redovisningen att öka när verksamheten växer och behovet av högre kompetens eller ytterligare resurser kan öka snabbt. Då är det en fördel att kunna köpa tjänster efter behov och ha tillgång till en bredd av professionella tjänster.

Det kan också vara svårt för mindre företag att konkurrera om talangerna om de vill försöka anställa för få tillgång till den ekonomiska kompetens de behöver. De större företagens ekonomiavdelningar kan ofta locka med bättre villkor.

Behöver du hjälp med outsourcing av ekonomi, redovisning och lön?

Sköter ni fortfarande redovisningen och lönerna själva? Är det dags att växa eller att frigöra tid och resurser för annat? Oavsett om du vill outsourca vissa delar av lönehanteringen och redovisningen eller hela ekonomifunktionen så tar vi fram en lösning som passar ditt företags behov. Kontakta oss för ett förutsättningslöst samtal eller en kostnadsfri offert!