010-207 03 04 info@viewledger.se
5 tips för en bättre ekonomistyrning

Det finns många faktorer som kan påverka ett företags ekonomi. En bra ekonomistyrning hjälper dig att hantera de resurser som finns tillgängliga för ditt företag på ett smart och effektivt sätt. I den här artikeln får du tips om ekonomistyrningsverktyg och rutiner du kan använda för att förbättra den ekonomiska förvaltningen av ditt företag.

1. Satsa på budgetering och planering

En viktig del av en god ekonomistyrning handlar om planering – att planlägga vilka mål företaget har för framtiden och sätta realistiska planer för hur målen ska uppnås. Ekonomistyrning handlar om både strategisk planering och operativ kontroll.

En central del är budgetarbetet. Genom att förbereda budgetar kan du planera konsekvenserna av dina handlingsplaner i kronor och ören. Därför är budgetering ett oerhört användbart verktyg i arbetet med ekonomisk förvaltning och bättre ekonomistyrning.

Budgetarna visar vad du vill och tror ska hända, men den verkliga utvecklingen kan som bekant skilja sig från budgeten. Därför är det viktigt att du kontinuerligt använder dina budgetar som arbetsdokument och regelbundet följer utvecklingen.

Ett bra systemstöd är också viktigt. Moderna ekonomisystem har bra stöd för budgetuppföljning, och du bör använda de mallar, färdiga rapporter och andra smarta funktioner som finns i systemet. Det hjälper dig att få snabb överblick över prognoser och du kan analysera eventuella avvikelser mellan dina planer och de faktiska redovisningssiffrorna.

2. Rutiner och arbetsprocesser för bättre ekonomistyrning

För att säkerställa att alla uppgifter blir utförda och lösta på bästa möjliga sätt behöver du säkerställa goda rutiner och effektiva arbetsprocesser i företaget. Låt oss titta på några rutiner och processer för bra ekonomistyrning, som kan ha en direkt inverkan på ditt företags ekonomi.

Redovisningsrutiner

Med genomtänkta och väldokumenterade redovisningsrutiner är det mer sannolikt att uppgifterna utförs på rätt sätt, och risken för misstag minskar. Hur ser rutinerna ut för till exempel dokumentgodkännande, reseräkningar eller avskrivningar? Det finns många uppgifter som har en direkt inverkan på hur siffrorna ser ut och därmed påverkar företagets ekonomi.

TIPS! Titta till exempel på förhållandena gentemot dina kunder. Kan du minska betalningstiden eller erbjuda fler typer av betalningsalternativ som till exempel Swish eller PayPal? Hanterar du fordringar tillräckligt effektivt?

Om det är svårt att minska betalningstiden kan ett bra alternativ vara att erbjuda uppdelning av stora fakturor, snarare än att försena tidsfristen. Det här är saker du bör tänka på så att du kan få dina fordringar snabbare.

På liknande sätt kan du titta på villkoren du får från dina leverantörer. Kan du förhandla fram bättre avtal? Eller bör du byta ut några leverantörer?

Vi rekommenderar att du har kortare kreditperioder för dina kunder än de kreditperioder du har hos dina leverantörer. På så sätt kan du undvika onödig likviditetspress.

Väl utarbetade redovisningsrutiner kommer att säkerställa att redovisningen är aktuell och korrekt. Därför bör du gå igenom rutinerna och helst skapa en metod för att förbättra och effektivisera dem. Det är viktigt att metoden uppdateras när företaget utvecklas. Rutiner kan snabbt bli föråldrade när stora förändringar sker i företaget.

Effektiva arbetsprocesser

Många av rutinerna och uppgifterna som är relaterade till ekonomin och redovisningen sker i ett ekonomisystem. Det kan dock finnas en stor skillnad i funktionalitet och möjligheter i de olika systemen på marknaden. För att säkerställa både effektivitet och kvalitet bör du använda ett modernt molnbaserat ekonomisystem med hög grad av automatisering.

Effektiva arbetsprocesser hjälper till att förbättra kassaflödet för ditt företag, eftersom uppgifterna utförs snabbare och mer korrekt. Det kan till exempel handla om effektiva betalnings- och avstämningslösningar, enkelt dokumentgodkännande eller automatisk sändning av påminnelser. Automatiserade processer gör också att du behöver lägga mindre tid på administration och minskar risken för fel, så att du får högre kvalitet på din data.

3. Se till att du har tillgång till uppdaterade siffror

Ett av de viktigaste ekonomistyrningsverktygen du har för företagets ekonomi är ekonomisystemet. För att exempelvis övervaka likviditeten eller hålla reda på budgetar behöver du tillgång till uppdaterade och aktuella siffror. God praxis och effektiva processer kommer att öka möjligheterna för det, men du behöver också ett system som kan ge dig senaste nytt om det ekonomiska läget i din verksamhet.

Ekonomistyrning handlar framförallt om att se framåt, inte bakåt. Med dagens teknik finns det ingen anledning för dig att fatta beslut baserat på föråldrad information när du kan få tillgång till färska siffror varje dag. Utnyttja systemets funktioner för att skapa tydliga och visuella rapporter med nyckeltal som är viktiga för att du ska få en snabb och tydlig överblick.

Många system har också tillhörande appar, vilket innebär att du alltid kan komma åt värdefull och användbar information direkt i din telefon eller surfplatta. På detta sätt är du väl rustad att följa företagets utveckling i realtid och ta rätt beslut i både strategiska och operativa frågor.

4. Rapporter för effektiv ekonomistyrning

I din redovisning hittar du mycket användbar information som kan användas för att förbättra ditt företags ekonomiska förvaltning. Men inte alla frågor kan besvaras utifrån de siffror som finns där. Många affärskritiska överväganden kräver en djupare analys och sammanfattning av information och data från flera källor.

Ett bra ekonomistyrningsverktyg är olika ekonomirapporter som samlar och sammanfattar nyckeldata. Där kan du se vilka faktorer som påverkar företagets ekonomi i en positiv eller negativ riktning. Genom att mäta lönsamhet och titta på korrelationer kan du till exempel få ett ännu bättre förvaltningsverktyg för framtiden och kunna fatta rätt beslut för ditt företag.

Ställ frågor som: Vilka varor och tjänster tjänar du mest pengar på och hur stor är ditt företags potentiella vinst? Finns det branschspecifika KPI:er som du bör mäta och hur jämför du med dina konkurrenter?

Genom att göra kontinuerlig analys ser du utvecklingen och relationerna över tid. Ju mer du vet, desto bättre och mer välgrundade beslut kan du fatta. Därför bör du både använda och förstå dina redovisningssiffror så att du får ett effektivt och korrekt verktyg för ekonomistyrning.

5. Vänta inte för länge med att ta hjälp

Vi möter ofta företagsledare som säger att de inte har tid eller kompetens för att till exempel ta fram bra analyser, rapporter eller följa upp rutiner på det sätt som de själva vill. Känner du också igen dig i det? Då bör du överväga att köpa de tjänsterna. Eftersom en god ekonomisk förvaltning och effektiv ekonomistyrning är så viktigt för en framgångsrik affärsverksamhet kan det snabbt bli dyrt att inte ta hjälp. Hör av dig till oss, så pratar vi igenom dina förutsättningar och behov.


5 tips för en bättre ekonomistyrning

Vill du få tips om fler artiklar som den här?
Prenumerera på vårt nyhetsbrev!