7 vanliga frågor om semester

Sommaren är äntligen här! Snart är det förhoppningsvis dags att logga ut för en skön ledighet. Det kan verka typiskt att semestern, som ska vara en tid för återhämtning och avkoppling, kan orsaka så mycket huvudbry. Det finns många regler och bestämmelser att hålla koll på som chef och arbetsgivare, och det är inte alltid lätt att komma ihåg vad som gäller. I den här artikeln reder vi ut svaren på några vanliga frågor om semester.

Grunden finns i semesterlagen

I semesterlagen finns miniminivåer för de semesterförmåner som alla har rätt till. Det gäller till exempel hur lång semestern ska vara, hur många semesterdagar som får sparas, och hur stor ersättningen ska vara. Om ni har kollektivavtal finns det ofta bestämmelser om semester där också.

Semesterlagen är dispositiv, vilket innebär att delar av den kan förhandlas om genom överenskommelser i enskilda anställningsavtal eller i kollektivavtal. Det är alltid möjligt att göra upp om bättre villkor för arbetstagaren än miniminivåerna i semesterlagen, men aldrig sämre. Till exempel har alla rätt till 25 semesterdagar om året, men det är inte ovanligt att komma överens om fler dagar än så.

1. Vad är intjänandeår och semesterår?

Intjänandeår och semesterår är två centrala begrepp som kan orsaka en del förvirring. Intjänandeåret är det år som medarbetaren tjänar in semester, som sedan kan tas ut som betald semester nästföljande år – semesteråret. Intjänandeåret är enligt semesterlagen 1 april-31 mars, men det går att avtala om att det i stället ska vara detsamma som kalenderåret.

En annan relativt vanlig överenskommelse är att intjänandeåret sammanfaller med semesteråret. Då blir semesterdagarna ett slags förskott, som medarbetaren betalar av genom att tjäna in semesterdagar under året.

2. Vem bestämmer när semestern ska tas ut?

Enligt semesterlagen är grundregeln att arbetsgivaren ska se till att alla anställda får ledigt minst fyra sammanhängande veckor under perioden juni-augusti – den så kallade huvudsemestern. Det går dock att avtala om att semestern ska tas ut en annan period i stället, eller delas upp på annat sätt. Om det finns särskilda skäl, som att verksamheten är säsongsbunden, kan du ha rätt att förlägga semestern under en annan period även utan att avtala om det.

Om ni har kollektivavtal är regeln att ni ska förhandla med facket om när huvudsemestern ska förläggas, men ni kan också komma överens med den fackliga parten om att förläggningen av semestern ska ske i samråd direkt mellan er som arbetsgivare och medarbetaren.

Om ni inte har kollektivavtal ska du samråda direkt med medarbetaren för att komma överens om när semestern ska tas ut.

3. Går det att neka en semesteransökan?

Om det inte går att komma fram till en gemensam överenskommelse är det arbetsgivaren som har sista ordet, och kan förlägga semestern som det passar verksamheten bäst. Du behöver dock meddela medarbetaren senast två månader i förväg, om det inte finns särskilda skäl.

Ett gott råd är att börja semesterplaneringen i god tid, och kommunicera tydligt vad som gäller. Vet du till exempel att det kommer att vara svårt att bevilja semester under vissa veckor är det bra att informera om det i förväg.

4. Vad gäller för semester för nya medarbetare?

Semesterlagen ger alltså alla rätt till minst 25 semesterdagar om året. Nyanställda som börjar efter den 31 augusti har däremot endast rätt till fem semesterdagar för det innevarande semesteråret.

Om ni inte har sammanfallande intjänandeår och semesterår har nya medarbetare ofta inte hunnit tjäna in lika många betalda semesterdagar som det antal semesterdagar de har rätt att ta ut. En möjlighet för den nyanställda att ändå vara ledig är att ta ut obetald semester, men många arbetsgivare erbjuder också förskottssemester.

Förskottssemester innebär att en skuld uppstår som motsvarar det löneavdrag arbetsgivaren skulle ha gjort om medarbetaren hade tagit ut obetald semester. Normalt skrivs skulden av efter fem år. Om ni har kollektivavtal räknas de åren från medarbetarens första anställningsdag. Annars räknas de från det datum då förskottssemestern togs ut.

5. Semester för timanställd personal och vikarier då?

Det är en ganska vanlig missuppfattning att bara fast anställda och heltidspersonal har rätt till semester. Det stämmer inte, utan grundprincipen är att alla har rätt till minst 25 semesterdagar, även om de kan vara obetalda.

För korta anställningar på upp till tre månader går det däremot att avtala bort semesterrätten. Tänk på att dokumentera uppgörelsen skriftligt. Om ni har kollektivavtal kan det också finnas bestämmelser där för vad som gäller för semester för korttidsanställda.

6. Hur funkar det med sparad semester?

Bland alla vanliga frågor om semester är kanske det här den fråga som dyker upp oftast. Hur många semesterdagar får man spara egentligen? Svaret är att du som arbetsgivare är skyldig att se till att medarbetaren tar ut minst 20 semesterdagar per semesterår. Överskjutande intjänade semesterdagar får sparas i högst fem år. Har man 25 intjänade semesterdagar får man alltså spara fem av dem. När man sedan vill ta ut sparade semesterdagar måste årets betalda semesterdagar tas ut först.

Kom ihåg att kravet på att ta ut 20 semesterdagar per semesterår bara gäller betald semester – det finns ingen skyldighet att ta ut obetald semester.

7. Vad är skillnaden på semesterlön, semestertillägg och semesterersättning?

När dina medarbetare tar ut semester ska du betala ut semesterlön. Semesterlönen kan beräknas på olika sätt, bland annat beroende på anställningsform och om ni har kollektivavtal eller inte. De olika sätten att räkna är sammalöneregeln, som innebär att du betalar ut den ordinarie lönen plus ett semestertillägg per dag, och procentregeln, som innebär att semesterlönen utgör minst 12 procent av den sammanlagda lönen under intjänandeåret.

Om du har timanställd personal eller medarbetare med andra slags tidsbegränsade anställningar är det vanligt att betala ut semesterlönen månadsvis som så kallad semesterersättning. Semesterersättning betalas också ut när en anställd som slutar har intjänade och sparade semesterdagar. Då ska du betala ut ersättningen senast en månad efter anställningens slut.

Behöver du hjälp?

Verkar det krångligt att hålla reda på alla regler och bestämmelser? Eller vill du bara kunna slappna av i hängmattan utan att tänka på löneutbetalningar och pensionsrapportering? Du vet väl att vi har ett team av lönespecialister med full koll på allt kring semesterlön, semesterdagar och semesterersättning? Här kan du läsa mer om hur våra lönekonsulter kan hjälpa dig med smidig och trygg lönehantering.

Ha en skön sommar!

Läs mer:

7 vanliga misstag att undvika i lönehanteringen

Vad gäller för skatt på sommarjobb?