6 tips för bättre kontroll av företagets likviditet

God likviditet ger större handlingsfrihet och kan öka ditt företags konkurrenskraft på marknaden. Men det finns en hel del faktorer som kan leda till ett ineffektivt kassaflöde och på sikt till och med äventyra företagets ekonomiska framtid. Därför är det viktigt att ha koll på vad du kan göra för att uppnå en starkare likviditet och ett optimerat rörelsekapital.

I den här artikeln får du våra sex bästa tips för kontroll på likviditeten. Klicka på rubriken i innehållsförteckningen om du vill komma direkt till ett visst avsnitt.

1. Planering

Genom att hålla din redovisning uppdaterad och aktuell ser du direkt hur verksamheten går och kan använda siffrorna för att planera framåt. För att lyckas med likviditetsarbetet behöver du förstå företagets kapitalbehov och utröna vad som påverkar likviditeten mest.

Budget och prognoser

Första steget för att få en överblick över kassaflödet är en uppdaterad förteckning över förväntade inbetalningar och utbetalningar. Det kan vara användbart att sätta upp en likviditetsbudget och göra prognoser längs vägen, för att förutse företagets betalningsförmåga.

En likviditetsbudget sträcker sig ofta över en längre period och är mer detaljerad än prognoserna. Att upprätta prognoser är ofta något som sker flera gånger om året, och det arbetet handlar om att kontinuerligt kartlägga faktiska siffror.

På så sätt kan du använda prognoserna för att göra justeringar i budgeten längs vägen, och säkerställa att beräkningarna blir mer exakta. Det är ett bra verktyg för att synliggöra perioder med stram likviditet, där utbetalningarna överstiger inbetalningarna, och planera åtgärder utifrån det.

Läs mer: Behöver du hjälp med budgetering?

Rörelsekapital

Rörelsekapitalet är företagets samtliga omsättningstillgångar minus kortfristiga skulder. Det ger en kortsiktig och aktuell bild av företagets likviditet. Omsättningstillgångar definieras som “tillgångar som inte är avsedda för permanent ägande eller användning”, som kontanter, fordringar och varulager.

Om mycket av företagets rörelsekapital är bundet i den dagliga verksamheten kan det vara svårt att betala skulder och utgifter, och likviditeten kan bli pressad. Som företagare bör du säkerställa att köp av anläggningstillgångar, som utrustning och maskiner, har en finansiering som motsvarar anläggningstillgångens livslängd. Det kommer att belasta företagets rörelsekapital mindre.

Genom att löpande övervaka rörelsekapitalet och ha kontroll på vad de största betalningarna utgörs av blir ditt företag bättre rustat för att klara framtida åtaganden. Dessutom ser du när det finns behov av att ta till åtgärder för att hantera rörelsekapitalet.

2. Systemstöd

De allra flesta företag använder idag ett ekonomisystem, affärssystem eller ERP-system för att hålla ordning på sin ekonomi. Ett väl fungerande ekonomisystem är navet för en bra och effektiv affärsverksamhet, och även ett bra verktyg för att hålla koll på likviditeten.

Uppdaterade siffror

Kontroll handlar mycket om överblick. Med ett molnbaserat ekonomisystem har du alltid tillgång till aktuella och uppdaterade redovisningssiffror i realtid. Det ger dig ett bra underlag för att övervaka företagets likviditets- och kapitalbehov.

I moderna ekonomisystem är banken integrerad med systemet. Du slipper logga in på internetbanken men har ändå en total överblick över förväntade insättningar och uttag. Genom att registrera en likviditetsbudget och sätta upp prognoser i systemet kommer du att kunna se hur de speglar de faktiska transaktionerna.

Automatiserade processer

I många ekonomisystem finns det stöd för ett antal processer för att förbättra olika rutiner i ekonomiarbetet. Det kan i förlängningen resultera i ett förbättrat kassaflöde för företaget.

Effektiva och automatiserade processer för till exempel tidsregistrering, in- och utbetalningar och utskick av fakturapåminnelser kommer att spara mycket tid för verksamheten och minska risken för fel och misstag.

Läs mer: 5 processer du bör automatisera i din redovisning.

Lagerhantering

Ett stort varulager binder mycket kapital och kan utmana likviditeten. Därför är det viktigt att ha rutiner som styr inköpen i förhållande till förväntad försäljning. På så sätt binder du så lite kapital som möjligt.

Med ett uppdaterat lager som är integrerat med affärssystemet kan du enkelt hålla koll på vad du har i form av både aktuella och uttjänta varor. Det hjälper dig att säkerställa att du inte köper in varor du redan har på lager och att du har tillräckligt med lager för inkommande beställningar. God lagerhantering kan också leda till minskat nedskrivningsbehov.

3. Kundrutiner

Goda kund- och faktureringsrutiner kan också vara positivt för likviditeten. Börja med att kontrollera att du faktiskt har rätt information om dina kunder. Fakturerar du rätt företag? Och ser du till att dina fakturor innehåller rätt uppgifter, som kontaktperson och eventuellt projekt eller kostnadsställe? Se också till att skicka fakturan i det format som kunden har enklast att hantera.

Innan du inleder ett samarbete med en ny kund kan det också vara klokt att kontrollera deras kreditvärdighet. På så vis minskar du risken för eventuella förluster på fordringar. Det kan låta uppenbart, men sena eller uteblivna betalningar kan riskera din likviditet. Det här är ofta en enkel rutin som kan bidra till att du slipper onödiga problem.

Avtal och fakturor

Vilka avtalsvillkor har dina kunder? Om villkoren i avtalet är förståeliga och tydliga ökar chansen att kunden betalar i tid. Ange vad som gäller för kredittid, dröjsmålsränta och övriga betalnings- och leveransvillkor, så att kunden vet vad som gäller.

Titta även på själva fakturorna. Är fakturaunderlaget heltäckande och tydligt? Om kunden inte förstår fakturorna kan det ta längre tid innan de betalar dem. Se också till att fakturan rimmar med kundernas förväntningar i förhållande till vad ni har kommit överens om. Om det har tillkommit kostnader utan att ni har haft en diskussion kring det ökar risken för sena betalningar.

Fundera också på om du kan minska betalningstiden. Många har fortfarande 30 dagars betalningsfrist, men i många fall accepterar kunderna kortare betalningsvillkor än så. Förr kunde det ta tid att få en faktura skickad och behandlad i ekonomisystemen. Därför fanns det ett större behov av en lång betalningstid. Fakturor är idag (förhoppningsvis) elektroniska, och det finns inte samma anledning att ge långa betalningsvillkor för att mottagaren ska hinna behandla fakturan.

För bättre kontroll av likviditeten bör du ha som målsättning att ha en kortare kredittid för dina kunder än den kredittid ditt företag har hos era leverantörer.

Om det blir svårt att minska betalningstiden kan det vara en idé att titta på om du har möjlighet att erbjuda uppdelning av stora fakturor – istället för att skjuta fram betalningsdatumet. På så sätt säkerställer du att en del av beloppet kommer in, istället för att vänta på allt.

Det kan också vara smart att införa rutiner kring leveransstopp eller arbetsstopp för kunder som inte betalar. Att debitera dröjsmålsränta ökar också oftast benägenheten att betala.

Betalningsalternativ

De flesta företag erbjuder idag ett flertal olika typer av betalningsalternativ för sina kunder. Det kan vara faktura, kortbetalning, autogiro eller någon av de många betaltjänster som finns idag. Många erbjuder även räntefri avbetalning eller kredit. Tänk på att det innebär en kostnad och kräver god likviditet av dig som företag.

Se över vilka möjligheter ni har att göra det enklare och mindre friktionsfritt för kunden att betala direkt. Det kan innebära att du får pengarna snabbare.

Kanske kan du till exempel erbjuda betalning via Swish? Swish-betalning kan erbjudas till både privatpersoner och företag, och är en integrerad lösning i många ekonomisystem.

Om du skickar ut många fakturor, se till att du inte slösar pengar på porto genom att skicka med posten. Elektroniska fakturor är inte bara billigare och mer miljövänliga utan ökar också chansen att nå fram till avsändaren med rätt information snabbare.

4. Finansiering och kredit

Företagets kassaflöde ger dig en bild av skillnaden mellan kontanter in och ut under en given period. Om kassaflödet är negativt betyder det att betalningarna är större än förväntat. Det försvagar kassan och därmed likviditeten.

Under perioder med höga utgifter, till exempel i uppstartsfasen eller när företaget går igenom snabb tillväxt, kan det vara bra att ha tillgång till ett högre och mer flexibelt kassaflöde, för att snabbt kunna få loss likvida medel. Banker kan erbjuder olika former av finansiering. I det här avsnittet ska vi titta närmare på factoring, fakturaköp, kredit och fakturabelåning.

Factoring

Factoring handlar om finansiering genom företagets totala fordringar. Det innebär att en extern part tar över ditt företags fordringar och hela fakturahanteringen och ansvarar för att begära in betalningarna. Pengarna kommer in på ditt företags konto direkt efter att fakturan har skickats till kunden.

Företag som har relativt stora fordringar, stora kunder och lägger mycket resurser på administration kan ha nytta av ett factoringavtal. Fördelen med factoring är att det kan förbättra kassaflödet och spara mycket tid.

Nackdelen med factoring är att det kan bli väldigt dyrt. För vissa kan det också upplevas som en nackdel att det är factoringföretaget som står som avsändare på fakturorna till dina kunder. Dessutom kan det innebära ett annorlunda informationsflöde som resulterar i mer administrativt arbete i redovisningen.

Fakturaköp

Fakturaköp innebär att företaget säljer enskilda fakturor och får upp till 100% av fakturabeloppet direkt tillgängligt på kontot. Den aktör som köper fakturan ansvarar också för att få in pengarna från kunden.

Alltfler fakturaköpsaktörer integrerar direkt med kundernas ekonomisystem. Det gör det enkelt för att sälja fakturor i systemet och få omedelbar tillgång till nytt kapital. Men återigen, det kan bli väldigt dyrt och kan undvikas om du har god kontroll över likviditeten i företaget.

För att sammanfatta så kan det vara aktuellt med factoring och fakturaköp för att frigöra kapital och stärka likviditeten i företagets uppstartsskede, eller lösa en likviditetsbrist under perioder med extra höga utgifter till leverantörer eller höga löneutbetalningar.

Kom ihåg: Lösningen kan bli relativt dyr, eftersom parten som köper fakturan tar betalt för att sitta med risken.

Checkkredit

En checkkredit eller företagskredit innebär att företaget beviljas ett kreditutrymme hos banken och har möjlighet att utnyttja krediten vid behov. Det kan till exempel vara aktuellt för att stärka likviditeten vid oväntade utgifter eller i perioder av lägre försäljning, som i lågsäsong i en säsongsbetonad verksamhet.

Banken tar betalt för krediten genom räntor och avgifter. Det gör att det kan bli dyrt att utnyttja krediten under en längre period. Dessutom kan banken kräva säkerhet i form av inteckning i tillgångar, antingen i företaget eller hos de som äger företaget. Om du har möjlighet att ställa säkerhet kommer dock en checkkredit ofta att vara en mer prisvärd lösning än factoring och fakturaköp.

Fakturabelåning

Vissa banker och andra aktörer erbjuder även en flexibel driftkredit genom fakturabelåning. Det görs genom att banken säkrar en pant för lånet i fordringarna – antingen på enskilda fakturor eller hela kundreskontran. Kostnaden utgörs av räntan på lånet, och vanligtvis tillkommer även avgifter.

När du belånar ditt företags fakturor är det fortfarande ditt företag som äger fordringarna och sköter faktureringen och kontakten med era kunder. Det är alltså inte ett sätt att spara tid på administration, som vid factoring, men det kan vara en god möjlighet till finansiering och förutsägbar likviditetshantering.

Vissa banker erbjuder lösningen integrerad med ekonomisystemet, så att företaget får full överblick över kapital på kontot. Det ger förutsägbarhet och möjlighet till besparingar jämfört med factoring och fakturaköp.

Kom ihåg: Vid fakturabelåning står ditt företag för ränte- och kreditrisken.

5. Leasing

De flesta företag använder olika former av redskap och utrustning i verksamheten. Det kan vara allt från datorer och tjänstebilar till avancerade maskiner. Det kan vara värt att se över om det är lämpligt att leasa en del av utrustningen i stället för att köpa in den. I många fall kan leasing ha en positiv effekt på likviditeten, eftersom likviditetsbördan fördelas över en längre tidsperiod. Det kan göra det möjligt för ditt företag att undvika att binda kapital i dyr utrustning.

Leasing är ofta populärt bland företag i uppstartsfas, för att undvika stora startkostnader. Det kan också vara lättare att få finansiering genom leasing än genom banklån. Ett bra leasingavtal kan vara en flexibel och förmånlig finansieringsform, som kan ge företaget förutsägbarhet och trygghet. Detta gäller särskilt i en period då företaget förväntar sig extra utgifter eller kommer att göra investeringar.

Om ditt företag planerar att investera i ny utrustning kan leasing vara ett bra alternativ. Leasing ger företag möjlighet att använda aktuell utrustning utan att kompromissa med kapitalet.

Vid leasing hyrs utrustningen ofta för en längre period, så se till att företaget verkligen har behov av utrustningen under hela avtalsperioden. När hyrestiden är över kan du välja att lämna tillbaka utrustningen eller byta till nyare utrustning. I vissa fall finns det möjlighet för andra att ta över ditt kontrakt – se över villkoren innan du ingår ett leasingavtal.

6. Leverantörer

De flesta företag har flera leverantörer eller partners som de köper tjänster eller produkter av. Det är viktigt att du förhandlar fram bra avtal med dina leverantörer för att säkerställa fördelaktiga villkor, som konkurrenskraftiga priser, flexibla krediter och stordriftsfördelar.

Hur bra priser och kreditvillkor du får kommer till stor del att kunna förhandlas utifrån vilka volymer du köper in.

Att köpa in större volymer ger vanligtvis lägre priser. Är ditt företag en del av en koncern eller finns det partnernätverk ni kan vara medlemmar i för att få volymrabatter?

Det kan också vara en fördel att samla flera tjänster eller produktinköp hos samma leverantör. Ta reda på om dina leverantörer erbjuder liknande produkter och tjänster som du i nuläget köper från andra. Kanske har de nyligen utökat sitt sortiment eller utbud av tjänster?

Se till att löpande utvärdera företagets leverantörer i fråga om både priser och leverans- och betalningsvillkor, och håll koll på vad övriga aktörer på marknaden erbjuder. Kanske finns det andra som kan ge dig bättre förutsättningar, som snabbare leveranstid eller bättre kvalitet.

Som tidigare nämnts bör du eftersträva kortare kredittid på kunder än du har hos dina leverantörer. Så länge ingen ränta löper på leverantörernas kredittid kommer detta att ha en positiv effekt på företagets likviditet. Undvik förskottsbetalning till leverantörer.

De flesta företagare går igenom perioder av ojämn likviditet. Om du märker att du kommer ha svårt att betala en faktura, kontakta då din leverantör så snart som möjligt. Förklara situationen så att ni tillsammans kan titta på alternativa lösningar. Kanske går det till exempel att delbetala. Det är viktigt att ha en god relation med sina leverantörer, och en rak och öppen dialog är alltid en bra start.

Hjälp att hantera företagets ekonomi och likviditet

Om du vill fokusera mer på företagets kärnverksamhet kan det vara en god idé att anlita en redovisningsbyrå som kan hjälpa dig både med den löpande hanteringen av ekonomin och goda råd om hur du stärker företagets likviditet och lönsamhet.

Vi på VIEW älskar siffror. Våra konsulter och rådgivare är experter på redovisning och ekonomi, och har lång erfarenhet av att hjälpa företag i olika branscher att utveckla sin verksamhet och oroa sig mindre över likviditeten. Kontakta oss, så berättar vi mer om vad vi kan göra för dig.

Läs mer: 3 sätt din redovisningskonsult hjälper dig att fatta bättre beslut