010-207 03 04 info@viewledger.se
6 tips för bättre kontroll av företagets likviditet

God likviditet ger större handlingsfrihet vilket kan öka konkurrenskraften på marknaden. Det finns många faktorer som kan leda till ineffektivt kassaflöde och därmed hota företagets framtid. Därför är det viktigt att vara medveten om vilka åtgärder och rutiner som kan implementeras, för att säkerställa god framtida likviditet och optimerat rörelsekapital.

1. Planering

Genom att hålla din redovisning uppdaterad ser du direkt hur verksamheten går och du kan använda siffrorna för att planera framåt. Om du vill lyckas med likviditetsarbetet måste du förstå företagets kapitalbehov och utröna vad som påverkar likviditeten mest.

Budget och prognoser

En uppdaterad lista över förväntade inbetalningar och utbetalningar är första steget för att få en överblick över kassaflödet. Det kan vara användbart att använda en likviditetsbudget och göra prognoser längs vägen, för att förutse företagets betalningsförmåga.

En likviditetsbudget sträcker sig ofta över en längre period och är mer detaljerad än prognoserna. Att upprätta prognoser är ofta något som sker flera gånger om året och handlar om att kontinuerligt kartlägga faktiska siffror.

Därmed kan prognoserna användas för att göra justeringar i budgeten på vägen och säkerställa att beräkningarna blir mer exakta. Det är ett bra verktyg för att synliggöra perioder med stram likviditet, där utbetalningarna överstiger inbetalningarna – planera åtgärder därefter.

Rörelsekapital

Rörelsekapital mäts genom att ta skillnaden mellan företagets omsättningstillgångar och kortfristiga skulder. Detta kommer att ge en kortsiktig och aktuell bild av likviditet. Omsättningstillgångar definieras som “tillgångar som inte är avsedda för permanent ägande eller användning”, såsom kontanter, fordringar och varulager.

Om mycket av företagets rörelsekapital är bundet i den dagliga verksamheten kan det vara svårt att betala tillbaka skulder och likviditeten pressas. Som företagare bör du säkerställal att köp av anläggningstillgångar (utrustning, maskiner etc.) får finansiering som motsvarar tillgångens livslängd. Detta kommer att belasta företagets rörelsekapital mindre.

Genom att löpande övervaka rörelsekapitalet och ha kontroll vad de största betalningarna innebär blir ditt företag bättre rustat för att klara framtida åtaganden. Dessutom ser du när det finns behov av att genomföra åtgärder för att hantera rörelsekapitalet.

2. Ekonomisystem

De allra flesta företag använder idag ett ekonomisystem för att hålla ordning på sin ekonomi. Ett väl fungerande ekonomisystem är kärnan för en bra och effektiv affärsverksamhet, och även ett bra verktyg för dig att hålla koll på likviditeten.

Uppdaterade siffror

Kontroll handlar mycket om överblick. Med ett molnbaserat ekonomisystem som konstant ger dig redovisningssiffror i realtid, har du ett bra underlag för att övervaka företagets likviditets- och kapitalbehov.

I moderna ekonomisystem är banken integrerad med systemet. Du slipper logga in på nätbanken men har ändå en total överblick över förväntade insättningar och uttag. Genom att registrera en likviditetsbudget och sätta upp prognoser i systemet kommer du att kunna se hur dessa speglar de faktiska transaktionerna.

Automatiserade processer

I många ekonomisystem finns stöd för ett antal processer som förbättrar rutiner, vilket kan resultera i ett förbättrat kassaflöde för företaget.

Effektiva och automatiserade processer för till exempel tidsregistrering, in- och utflöden samt att skicka ut påminnelser, kommer att spara mycket tid för företaget och minska risken för fel.

Lagerhantering

Ett stort lager binder mycket kapital och och kan vara en utmaning när det kommer till likviditet. Därför är det viktigt att ha rutiner som styr inköpen i förhållande till förväntad försäljning. På så sätt binder du så lite kapital som möjligt.

Med ett uppdaterat och integrerat lager kan du enkelt hålla koll på vad du har i förhållande till aktuella och uttjänta varor. Detta kan säkerställa att du inte köper varor du redan har och att du har tillräckligt med lager i förhållande till mottagna beställningar. God lagerhantering kan också leda till minskat nedskrivningsbehov.

3. Kundrutiner

Börja med att kontrollera att du faktiskt har rätt juridisk information om dina kunder. Fakturerar du rätt företag? Och ser du till att dina fakturor innehåller rätt information, som kontaktperson och projekt?

Var uppmärksam på att skicka fakturan i det format som kunden önskar. Och innan du inleder ett samarbete med en ny kund kan det vara klokt att kontrollera deras kreditvärdighet. På så vis minskar du risken för eventuella förluster på fordringar. Det här är ofta en enkel rutin som kan bidra till att du slipper problem sena eller inga betalningar.

Avtal och fakturor

Vilka förutsättningar har dina kunder? Om villkoren i dina avtal är förståeliga och tydliga ökar chansen att kunden betalar i tid. Ange vad som gäller för kredittid, dröjsmålsränta och övriga leveransvillkor, så att kunden vet vad som förväntas.

Titta även på själva fakturorna. Är fakturaunderlaget heltäckande och tydligt? Om kunden inte förstår fakturorna kan det ta längre tid innan de betalar dem. Se också till att fakturan uppfyller kundernas förväntningar i förhållande till vad som är överenskommet. Kostnader som tillkommer utan att ni har haft en diskussion kring det innan riskerar att försena betalningarna.

Fundera på om du kan minska betalningstiden. Många har fortfarande 30 dagars betalningsfrist men i många fall accepterar kunderna en kortare deadline än så. Förut tog det tid att få en faktura skickad och behandlad ekonomi i ekonomisystemen. Därför fanns det ett behov av en lång betalningsfrist. Fakturor är idag (förhoppningsvis) elektroniska, och det finns ingen anledning att ge en lång betalningsfrist för att säkerställa att mottagaren hinner behandla den.

Det bör vara en målsättning att ha en kortare kredittid för kunderna än den kredittid företaget har hos leverantörer.

Om det blir svårt att minska betalningstiden kan man titta på möjligheterna att erbjuda uppdelning av stora fakturor – istället för att skjuta upp deadline. Då ser du till att en del av beloppet kommer in, istället för att vänta på allt. Det kan vara smart att införa rutiner kring leveransstopp eller arbetsstopp för kunder som inte betalar. Att debitera dröjsmålsränta ökar också oftast benägenheten att betala.

Betalningsalternativ

De flesta företag erbjuder idag ett flertal olika typer av betalningsalternativ till sina kunder, faktura, kortbetalning, autogiro eller någon av de många betaltjänster som finns idag. Många erbjuder även räntefria uppskov. Tänk på att detta faktiskt innebär en kostnad och kräver god likviditet av dig som företag.

Se över vilka möjligheter ni har att göra det enklare och mindre friktionsfritt för kunden att betala direkt. Det kan innebära att du får pengarna snabbare. Kanske kan du erbjuda betalning via Swish? Swish kan erbjudas till både privatpersoner och företag, och är en integrerad lösning i många ekonomisystem.

Skickar du ut många fakturor, se till att du inte slösar pengar på porto genom att skicka med posten. Elektroniska fakturor och EHF-fakturor är billigare, mer miljövänliga och ökar chansen att de når avsändaren med rätt information snabbare.

4. Kredit

Företagets kassaflöde ger dig en bild av skillnaden mellan kontanter in och ut under en given period. Om kassaflödet är negativt betyder det att betalningarna är större än förväntat. Detta försvagar kassan och därmed likviditeten.

Under perioder med höga betalningar kan det vara lönsamt att ha tillgång till ett högre och mer flexibelt kassaflöde, så att företaget snabbt kan ta in kapital. Banker erbjuder olika former av finansiering av verksamheten. I det här avsnittet ska vi titta närmare på factoring, fakturaköp och kredit genom fakturabelåning.

Factoring och fakturaköp

Factoring handlar om finansiering utifrån företagets totala fordringar. Det innebär att en part tar över företagets fordringar och ansvarar för hela processen med att begära in betalningar. Pengarna kommer in på ditt företags konto direkt efter att fakturan har skickats till kunden.

Företag som har relativt stora fordringar, stora kunder och lägger mycket resurser på administration, kan förbättra kassaflödet och spara mycket tid på ett factoringavtal. Nackdelen är att factoring ofta är väldigt dyrt. Dessutom kan det finnas ett annat informationsflöde som ger mer administrativt arbete i redovisningen.

Fakturaköp handlar om att företaget ska kunna sälja enskilda fakturor och ha upp till 100% av fakturabeloppet direkt tillgängligt på kontot. Den aktör som köper fakturan ansvarar också för att ta in pengarna från kunden.

Alltfler fakturaköpsaktörer integrerar direkt med kundernas ekonomisystem. Detta gör det enkelt för företaget att sälja fakturor i systemet och få omedelbar tillgång till nytt kapital. Återigen, detta kan bli väldigt dyrt och kan undvikas om du har god kontroll över likviditeten i företaget.

Fakturaköp kan vara aktuella i ett uppstartsskede eller under perioder med extra höga utgifter från leverantörer eller höga löneutbetalningar.

Lösningen kan bli relativt dyr, eftersom parten som köper fakturan tar betalt för att sitta med risken.

Kredit genom fakturabelåning

Checkräkningskredit innebär att företaget beviljas en kreditram hos banken och har möjlighet att låna pengar. Banker får ofta betalt i form av avgifter, provisioner och räntor. Det gör att det snabbt kan bli dyrt att övertrassera kontot under en längre period. Dessutom kommer de ofta att kräva inteckning i tillgångar, antingen i företaget eller hos de som äger företaget. Om du har möjlighet att ställa säkerhet kommer en övertrasseringslösning ofta vara billigare än factoring och fakturaköp.

Vissa banker erbjuder även flexibel driftkredit genom fakturautlåning. Det görs genom att bankerna säkrar en pant i fordringarna och tar en procentandel av fakturabeloppet som avgift.

De debiterar endast för det som är utnyttjat av ramen. Kunden fakturerar och följer upp själv vilket betyder att produkten inte ersätter factoring isolerat utan ger god möjlighet till verksamhetsfinansiering och förutsägbar likviditetshantering. Vissa banker erbjuder även lösningen integrerad med det finansiella systemet, så att företaget får full överblick över kapital på kontot. Detta ger förutsägbarhet för kunden och möjlighet till besparingar jämfört med factoring och fakturaköp.

5. Leasing

Ett företag använder ofta olika utrustning i samband med verksamheten. Det kan vara allt från PC och tjänstebilar till avancerad utrustining. Fundera på om det vore lämpligt att en del av utrustningen som används leasas istället för att köpas. I många fall kan leasing ha en positiv effekt på likviditeten, eftersom likviditetsbördan fördelas över en tidsperiod. Detta kan göra det möjligt för ditt företag att undvika att binda kapital i dyr utrustning.

Leasing är ganska populärt bland företag i en uppstartsfas, för att undvika stora startkostnader. Det kan också vara lättare att få finansiering genom leasing än genom banklån. Ett bra leasingavtal kan vara en flexibel och förmånlig finansieringsform, vilket kan ge företaget förutsägbarhet och trygghet. Detta gäller särskilt i en period då företaget förväntar sig extra utgifter eller kommer att göra investeringar.

Om ditt företag planerar att investera i ny utrustning kan leasing vara ett bra alternativ. Leasing ger företag möjlighet att använda aktuell utrustning utan att kompromissa med kapitalet.

Utrustningen hyrs ofta över en längre period, så se till att företaget verkligen har behov av detta under denna tid. När hyrestiden är över kan du välja att lämna tillbaka utrustningen eller byta till nyare utrustning. I vissa fall finns det möjlighet för andra att ta över ditt kontrakt, vilket kan vara värt att undersöka innan du ingår ett avtal.

6. Leverantörer

De flesta företag har flera leverantörer eller partners som de köper tjänster eller produkter. Bra affärer och förmånliga villkor går ofta hand in hand. Hur konkurrenskraftiga priser och flexibla krediter du får kommer till stor del att kunna förhandlas utifrån vad du köper.

Att köpa större volymer leder vanligtvis till sänkta priser. Är ditt företag en del av en koncern eller finns det partnernätverk ni kan vara medlemmar i för att få volymrabatter.

Det kan också handla om att samla flera tjänster från en leverantör. Ta reda på om dina leverantörer erbjuder liknande tjänster som du i nuläget köper från andra. Kanske har de nyligen utökat utbudet eller skaffat sig expertis inom fler områden?

Ha en löpande utvärdering av företagets leverantörer med hänsyn till pris, leverans och villkor. Kika på vilka alternativa leverantörer som finns. Kanske finns det andra som kan ge dig bättre förutsättningar, som snabbare leveranstid eller bättre kvalitet.

Som tidigare nämnts bör du eftersträva kortare kredittid på kunder än du har hos dina leverantörer. Så länge ingen ränta löper på leverantörernas kredittid kommer detta att ha en positiv effekt på företagets likviditet. Undvik förskottsbetalning till leverantörer.

Om du märker att du kommer ha svårt att betala en faktura, kontakta då din leverantör så snart som möjligt. Förklara situationen så att ni tillsammans kan titta på alternativa lösningar, kanske går det att delbetala. Du vill fortsatt ha en god relation med dina leverantörer och en rak och öppen dialog är alltid en bra start.

6 tips för bättre kontroll av företagets likviditet view

Vill du få tips om fler artiklar som den här?
Prenumerera på vårt nyhetsbrev!

Frågor? Kontakta oss!