mail%20logo

Det här är de vanligaste misstagen du gör när du budgeterar

Alla företag måste planera för framtiden på ett eller annat sätt. Ett av de bästa sätten att göra detta är att använda budgetar. Budgetering kan uppfattas som utmanande, tidskrävande och ibland till och med bortkastade.

 

 

1. Du kommer igång för sent

Oavsett om du driver ett litet eller ett stort företag måste du avsätta tid för att planera och genomföra nästa årsbudget. Detta bör handla om mer än bara en redovisning av intäkter och kostnader, men också användas som ett verktyg för att förstå vilka möjligheter företaget har inom en snar framtid.

Under en hektisk dag där fokus ligger på dagens aktiviteter kan det vara lätt att skjuta upp eller underskatta tiden som sparats på budgetering. Därför bör du prioritera och avsätta tillräckligt med tid för de bedömningar som måste göras.
Om du startar processen för sent kan beslut förhastas och du kan riskera att planera på fel underlag - i värsta fall ha en budget som är svårmotiverad för organisationen.
Därför är det viktigt att ha god kontroll under planeringsfasen så att kvaliteten på budgetarbetet inte äventyras.
2. Det kommer att bli en förlängning från förra året

Arbetet med budgetprocessen är en viktig del av företagets strategiarbete, så det bör också återspegla företagets övergripande planer och mål för framtiden. Det är inte alls ovanligt att nästa årsbudget är en förlängning av förra året, med tanke på branschens konsumentprisindex. Detta är det enklaste sättet, men långt ifrån den bästa lösningen.

Du bör titta på nästa års budgetarbete som en möjlighet att lyfta ögonen, titta framåt och tänka om igen.
Vilka ambitioner och mål har företaget för de kommande åren och hur kan du planera för budgetaktiviteter som bygger på dessa?
Det kan handla om att investera i nya produkter eller på nya marknader. Men också behovet av att rekrytera ny kompetens eller investera i nya anläggningstillgångar. Använd tiden före budgeten för att granska och diskutera olika scenarier som fungerar som företagets framtid.

En budget har inget värde om den inte kan användas för något. Därför måste företagets strategi bidra till att fastställa ramverket för budgeten. I slutändan kommer budgeten att hjälpa till att styra verksamheten i rätt riktning - mot ökad lönsamhet, effektiv drift och god likviditet. Därför bör du se till att budgeten är väl genomtänkt och inte bara något du måste ha på plats för styrelsen eller aktieägarna.
3. Du gör det för svårt
Att göra planer och sätta mål är ofta enklare än att behöva omsätta dem genom budgeten. Vi hör ofta att budgetprocessen uppfattas som tidskrävande och komplex, och vi frågas ofta hur det kan förenklas.


Du måste använda de tillgängliga resurserna
Först bör du använda bra verktyg (andra än Excel) för att hjälpa till med planering och implementering. Dagens finansiella system har ofta sina egna moduler där du fortlöpande kan ange och följa upp din budget. Du gör detta genom väl testade budgetmallar, färdiga rapporter och detaljerade frågor mot förra årets budget. Ju mer aktuell och korrekt information som kan dras ut från räkenskaperna, desto bättre blir ditt beslut för nästa årsbudget. Det finns också fristående budgetverktyg som du kan använda.

Ha inte för mycket detaljer
Att ha för hög detaljnivå när budgeteringen är en av de vanligaste orsakerna till att processen kan känna tidskrävande och tung. Om du fokuserar på många detaljer är det lätt att tappa helhetsbilden. Fokuserar du på den övergripande bilden, finns det risk för att förbise detaljer som kan ge stora följder. Därför måste du försöka hitta en gyllene medelväg.
Tänk på vilka bedömningar du behöver göra på detaljnivå och vilka saker du kan överväga tillsammans.
Istället för att se allt på en detaljerad nivå kan det vara bra att göra allmänna beräkningar om var företaget ska vara, till exempel när det gäller varor eller lönekostnader baserat på omsättning. Till exempel kanske du upptäcker att kostnaden för varor bör vara cirka 40% av din omsättning för att behålla din budget. Detta kan definieras baserat på total omsättning och kommer att vara nyckeltal för företaget.
Ofta är det viktiga mätparametrar att fastställa bra KPI: er för att definiera om den övergripande bilden är i linje med de finansiella målen som har definierats.
Vissa poster är lätta att periodisera eftersom de är mer förutsägbara över tid, till exempel hyra, löner och andra driftskostnader. Tänk därför på vilka artiklar som är relevanta för att du får rätt period och gör en allmän bedömning av periodiseringen av de poster du är mer osäker på. Detta kan spara mycket tid.

Det är också användbart att notera att stark styrning på detaljnivå snabbt kan bli konkurrenshämmande och omotiverande för anställda. Det är viktigt att ha utrymme att agera på förändringar i omgivningen, vilket är avgörande för ett företags överlevnad. En budget är ett verktyg för att fördela de resurser som finns tillgängliga för företaget, inte fasta siffror för framtiden. 
4. Du involverar inte rätt personer
En budget omfattar hela företaget, så du bör ta hänsyn till delar från hela organisationen. Ett vanligt misstag är att nyckelpersoner som påverkas av budgetarna inte är involverade och saknar äganderätt till mål och budgetsiffror. De människor som ska leda processen med att skapa resultat måste hjälpa till att utveckla dessa, inte bara få dem presenterade.
Om du involverar dina nyckelpersoner genom hela processen kommer de genom deras deltagande också att ha möjlighet att klargöra och kommunicera sina egna utmaningar och problem.
Detta kommer att vara användbar inmatning om hur saker kan förbättras eller göras annorlunda - för ett bättre resultat.

För att säkerställa att det finns en gemensam förståelse för vad företaget vill ha för framtiden, bör företagets strategier och mål kommuniceras och till stor del delas av medarbetarna. Chefer i företaget måste både förklara och förstå målen själva, men också motivera hela teamet att arbeta mot dessa. Deltagande handlar därför mycket om att förbättra kommunikationen mellan anställda och chefer.
5. Du är för optimistisk när det gäller intäkter
De flesta människor tror på sina egna produkter och tjänster. Därför är det viktigt att du är realistisk och inte för optimistisk när du budgeterar inkomster. Du bör överväga vad som är möjligt att leverera på intäktssidan med tanke på kapaciteten företaget har och potentialen på marknaden.

Titta på de faktiska försäljningssiffrorna från förra året och gör prognoser för att bedöma och förutsäga företagets potential. Genom att ha en detaljerad översikt över täckningsbidraget kan du se vilka varor och tjänster du tjänar mest pengar på för att sedan bedöma lönsamheten och definiera ytterligare investeringar.

Det kan också vara användbart att göra en analys av din egen position på marknaden innan försäljningssiffrorna fastställs. Jämför ditt företag med andra liknande företag eller de som har det bra i din bransch. Har du högre varukostnader än dina konkurrenter eller kan du faktiskt höja dina priser ännu mer? Detta är frågor som kan hjälpa till att avslöja och predika nästa års intäkter.

 
6. Du utvärderar inte längs vägen
Det är svårt att förutsäga framtiden och skapa en budget som återspeglar verkligheten. När förutsättningar och planer förändras måste du därför utvärdera och anpassa gradvis.
En bra budget måste vara ett "levande dokument", inte bara en rutin du går igenom en gång om året.
Avsätt tid varje månad för att granska din budget för att se hur det går med företaget. Är intäkterna i linje med vad vi förväntade oss eller har det visat större utgiftsposter som du måste ta hänsyn till? Om du ser en trend som avviker från din budget måste du anpassa dig för att göra de närmaste månaderna mer exakta.

Det kan vara användbart att använda prognoser och genomföra effektiva avvikelseanalyser på vägen, för att justera och snabbt initiera åtgärder när målen inte uppnås. Om en budget ska betraktas som ett aktivt förvaltningsverktyg för företaget är uppföljnings- och utvärderingsaspekten avgörande.

Behöver du och ditt företag hjälp med budgetering? Kontakta oss så hjälper vi dig!
FÅ GRATIS DEMO AV
EKONOMISYSTEMET 
XLEDGER
DSC01347
OM VIEW LEDGER

Vi är en ledande leverantör
av systemlösningar,
redovisningstjänster och
rådgivning via molnet. 


KONTAKTA OSS