mail%20logo

Fem myter om outsourcing av redovisning och lön

Outsourcing är ofta kopplat till det faktum att ett företag saknar expertis eller vill sänka kostnaderna relaterade till uppgifter som inte tillhör kärnverksamheten. Redovisning och löner är typiska sådana uppgifter. I artikeln nedan har vi samlat fem av de vanligaste myterna om outsourcing av redovisning och lön.
 

1. Leverantören känner inte till företagets mål och strategi

De flesta företag har en övergripande strategi för att uppnå sina mål. Detta är ett viktigt förvaltningsverktyg för att säkerställa att resurserna utnyttjas optimalt och att företaget håller stabila kurser. Ekonomisk insikt och analys är viktiga faktorer. Därför är det viktigt att de som hanterar ekonomin och redovisningen har kunskap och förståelse för företagets mål och strategier.

Kompetensbredd
En redovisningsbyrå arbetar vanligtvis med företag i flera branscher. Många redovisningskonsulter har alltså erfarenhet av att vara nära förvaltningen av olika kunder. Detta innebär att du kan delta i framgången och lärandet av liknande företag genom din byrå.

Redovisningskonsulter arbetar ofta i team så att dela kunskap och erfarenhet kommer att gynna dig när problem uppstår. Det kan vara svårt att hitta en ekonom som ensam har samma erfarenhet och bredd av expertis som en byrå. 
Att få kraften i hela din leverantörs professionella miljö kan vara en stor konkurrensfördel för dig.

Inblandning
Förutom professionell expertis och branschkunskap är nyckeln till engagemang att få en redovisningskonsult som är en värdefull bidragsgivare. Spendera tid på att involvera din redovisningskonsult i företagets strategi, mål och affärsprocesser. Om du vill dra full nytta av den expertis och insikt som din leverantör har, så ta med din redovisningskonsult i möten med till exempel leverantörer eller lyssna på deras input innan förvärv eller andra strategiska beslut. Det är svårt för en redovisningskonsult att kunna stötta ditt företag utan att veta ditt företagsbehov och motivation.

Vi vill också nämna att du bör ha ett tydligt avtal med din byrå, som definierar vad som ska levereras och vad som händer vid bristande efterlevnad. Ett tips är att ha pågående och förutsägbara möten så att ni delar samma syn på vad som kommer att hända. Se också till att du har den nödvändiga kompetensen för att beställa uppgifter från leverantören och att du också har ramarna för att utvärdera utförandet.
2. Företaget tappar kontrollen
Strategisk ekonomisk förvaltning är avgörande för att fatta rätt beslut å företagets vägnar. Vi möter ofta chefer och ekonomichefer som uttrycker sin oro över att förlora kontrollen när ekonomifunktionen "går ut ur huset". I själva verket anser vi att ett företag genom väletablerade metoder och framåtblickande systemlösningar kommer att få mycket bättre kontroll över företagets ekonomi.

Metodverk 
Det finns en hög grad av integritet och professionalism i redovisningsbranschen. Leverantörerna är föremål för strikta krav för riskhantering, intern kontroll och efterlevnad av "god redovisningssed" i bokföringslagen.
En solid redovisnings- och ekonomileverantör har arbetssätt för att kvalitetssäkra uppgifter på alla nivåer, för att förenkla och förbättra ekonomi- och löneprocesser.
Naturligtvis låter detta enkelt, men det finns flera fallgropar och frågor som måste tas upp hela tiden. Att veta att uppgifterna löses på rätt sätt vid rätt tidpunkt försäkrar dig att ditt företag skyddas på ett säkert och effektivt sätt. Genom din leverantör bör du ha tillgång till bästa praxis vid standardisering av redovisnings- och ekonomistyrningsprocesser.

Framtidsorienterad ekonomilösning
Molnbaserade ekonomisystem låter dig se vad som händer - i realtid. Vad tjänar du pengar på just nu? Hur närmar du dig budget? Vad är prognosen för resten av året? Allt detta bör vara ett klick bort och i realtid.

Även om många system har ett intuitivt användargränssnitt krävs ofta expertis för att utnyttja potentialen och använda viktig funktionalitet i ett system som ständigt utvecklas. En leverantör med systemkompetens, som också känner till dina mål och ramvillkor, kan hjälpa dig att få ut mesta möjliga av lösningen. Genom att skapa skräddarsydda nyckelrapporter som definierar viktiga KPI:er för företaget ger detta dig en möjlighet att snabbt få en ledtråd om hur ditt företag går.

Med en framåtriktad ekonomisk lösning blir informationsdelning enkelt. Du kommer alltid att kunna se vad din redovisningskonsult gör och enkelt hitta avtal och dokument. Dessutom har du också möjlighet att välja om det finns några uppgifter som företaget ska hantera internt.


Expertis
En redovisningsleverantör har som sin huvudsakliga verksamhet att vara experter på ämnet, så du behöver inte ta itu med komplexiteten i redovisningen. Med ett team som arbetar för att ge dig korrekt information om ekonomisk förvaltning är alla förutsättningar för bättre kontroll. Med en hög kompetensnivå finns det också chans att de kommer att upptäcka förbättringspotential eller möjlighet för ditt företag som inte tidigare tänkt på.
3. Det handlar om att sänka kostnaderna
Kostnadsminskning är ofta en viktig motivation för att besluta att lägga ut redovisning och lön, men det bör inte vara den enda. Det kan finnas många andra fördelar för företaget. Kostnaderna måste återspegla det värde du får för leveransen.

Kvalitet
IT, ekonomi och lön är områden som kräver organisation, investeringar i professionell expertis samt i kontinuitets- och säkerhetslösningar. Istället för att enbart fokusera på kostnader kan ett mål med outsourcing vara att öka kvaliteten på arbetet. Behöver företaget hjälp för att få utförligare rapportering på plats för bättre beslutsfattande? Eller saknar företaget tillgång till en större professionell miljö? En professionell leverantör kommer med förslag på hur man kan förenkla och förbättra dina ekonomiska- och löneprocesser så att du kan öka din lönsamhet.

Att luta sig helt mot en molnbaserad plattform fungerar inte om du saknar kunskap om att förstå vad denna kan användas till genom att använda ny teknik. Du kan ha stödsystem utöver ekonomisystemet eftersom det är fördelaktigt att dela information effektivt. En framåtblickande leverantör ger dig goda insikter om hur du kan förenkla och automatisera dina affärsprocesser, för en sömlös och effektiv arbetsdag. Konsekvensen för dig är bättre leverans till ett mer gynnsamt pris.


Flexibilitet
Outsourcing av funktioner kan ge en grund för flexibilitet. Flexibilitet kommer att vara viktigt för att anpassa sig till nya situationer eller nya marknader. Då kan det vara fördelaktigt att ha en så slimmad och effektiv organisation som möjligt. En intern ekonomiavdelning kan vara svår att skala, till exempel vid nedskärningar eller förvärv. Om företaget går in i en period som drivs av innovation och omstrukturering kan det vara smart att tänka på outsourcingtjänster. Då kan du skala upp och ner beroende på företagets verksamhet.

Flexibilitet kan också handla om att anpassa sig till nya krav från myndigheterna. Du behöver inte tänka på att följa en komplex uppsättning regler som ständigt förändras - både när det gäller kompetensutveckling för anställda och justeringar i den ekonomiska lösningen. Dessutom betalar du bara för den utförda tjänsten - så att kostnaderna är förutsägbara.

Flexibilitet handlar också om att minska sårbarheten och risken i organisationen. Genom att outsourca uppgifter säkerställer du normal drift vid sjukdom, uppsägning eller semester.

Ofta jämförs kostnader för att köpa tjänster med att ha sina egna anställda. Timkostnaden för en anställd redovisningskonsult kan inte jämställas med en anställds timlön. Det finns många kostnader och skyldigheter för att ha en anställd, vilket inte återspeglas i deras timlön, såsom arbetsgivaravgifter eller välfärdskostnader förknippade med försäkring, gåvor och subventionerad matsal för att nämna några. Vi vill också nämna att frigöring av tid kan vara en motivation för outsourcing. Tid är pengar, och den tid som företaget sparar på att låta experter ta hand om redovisningen kan användas för att skapa värde någon annanstans.
Att ha tillgång till en flexibel, högkvalitativ leverans av ekonomi ger företaget en konkurrensfördel än bara en billigare tjänst.
4. Det betyder användning av utländskt arbete
För många är outsourcing synonymt med arbetskraft från ett annat land. Denna idé är kanske inte helt onaturlig, eftersom det historiskt har varit ett bra sätt att säkerställa lönsamhet. Genom att få jobbet gjort i ett land med lägre lön kan tjänsten också produceras billigare än i Sverige. Speciellt när uppgifterna är enkla och har en stor volym, börjar ett sådant scenario vara meningsfullt. Under de senaste åren har det skett en utveckling inom teknik som specifikt motverkar behovet av offshore-uppdrag.
Oavsett var i världen du köper arbete, kommer du att vara hårt pressad för att utmana en dator/mjukvara om effektivitet.
 
Systemen som används blir mer automatiserade med tiden och manuella uppgifter försvinner i ökande takt. Om en manuell uppgift med stor volym inte kan automatiseras, kan den antagligen robotiseras.

Idag växer RPA (Robotic Process Automation) starkt. Enkelt förklarat är detta ett sätt att automatisera en manuell process genom att låta programvara utföra uppgiften som den utförs av människor idag. Det är inte längre lönsamt att skicka sådana uppgifter till andra länder med lägre timpris. Robotar kräver inga timlöner, tar inte semester och blir aldrig sjuka.

Därför är det inte uppenbart att dina processer kommer att utföras av utländsk arbetskraft och det är en fördel eftersom det kommer att möjliggöra bättre interaktion när du kan kommunicera med någon som talar samma språk. Det leder också till ett närmare ägandeskap av de utförda uppgifterna.
Det är inte längre svårt att tävla om lägre timpriser. Teknik löser dessa konkurrensfördelar och möjliggör närmare interaktion med din leverantör - utan att behöva oroa dig för språk- och interaktionsutmaningar.
 
5. Outsourcing är endast för stora företag
Små och medelstora företag har vanligtvis inte stora ekonomiavdelningar och har därför inte tillgång till den bredd av expertis och flexibilitet som en redovisningsbyrå kan erbjuda. Genom att arbeta med en leverantör blir redovisning och ekonomi mer kostnadseffektiva eftersom de har tillgång till just dessa fördelar.

Flexibilitet och förmåga att omstrukturera kan vara särskilt viktigt för små företag - särskilt i en tillväxtfas. Detta innebär att köpa tjänster hjälper till att upprätthålla en slimmad organisation, vilket kan vara lättare att skala i linje med tillväxten.

Ofta kommer komplexiteten i redovisningen att öka när verksamheten växer och behovet av högre kompetens eller ytterligare resurser snabbt ökar. Då är det flexibelt att kunna köpa tjänster efter behov och ha tillgång till en professionell miljö.

Det kan också vara svårt för små företag att få den kompetens de vill, eftersom många av människor med den kompetensen kan ha ambitioner att arbeta hos, och få bättre villkor med de större och mer etablerade företagen.

Behöver du och ditt företag hjälp med att outsourca er redovisning eller lön? Kontakta oss så hjälper vi dig!

 

Kontakta oss