7 saker att tänka på när du ska byta ekonomisystem

Det kan finnas många anledningar till att vilja eller behöva byta ekonomisystem. Det är en spännande och viktig process som måste göras grundligt. Därför är det nödvändigt att du både har kontroll på nuläget men också en tydlig bild av vad ni vill åstadkomma i framtiden.

I den här artikeln får du tips på vad som är viktigt att tänka igenom när du ska byta ekonomisystem. Klicka på rubriken i innehållsförteckningen om du vill komma direkt till ett visst avsnitt.

1. Fastslå motiv och mål

Det kan verka självklart, men en första utgångspunkt att börja med är att klargöra anledningen till att byta ekonomisystem. Kanske har ni växt ur ert tidigare system, står inför att expandera verksamheten eller har behov att effektivisera era processer på ekonomiavdelningen. Att ha en tydlig bild över vad som inte fungerar med nuvarande system blir en viktig vägledning till vad du ska efterfråga i ett nytt ekonomisystem.

Du bör också ha i åtanke vilka framtida mål företaget har satt upp och se över hur ett nytt ekonomisystem ska stötta företagets strategi. Ett väl fungerande ekonomisystem är kärnan i en god och effektiv affärsverksamhet, så det handlar om mycket mer än bara kostnader och licenser.

Ett framtidsinriktat ekonomisystem har egenskaper och funktionalitet som kan ge dig en konkurrensfördel, om du väljer rätt system för ditt företag. Det kan till exempel handla om att alltid ha tillgång till uppdaterad data, att frigöra tid genom att minska manuella arbetsprocesser, eller att kunna konsolidera redovisningssiffror på koncernnivå eller över landsgränser.

Målen som grund för kravspecifikationen

Det är din uppgift att definiera och presentera företagets mål. Sedan är det systemleverantörens uppgift att förklara på vilket sätt de kan hjälpa dig nå dem. Innan du sätter ihop en genomarbetad kravspecifikation kan det därför vara bra att ha öppna dialoger med några olika leverantörer där du väldigt övergripande berättar om din målbild för att få en första input på förslag på lösningar.

När det sedan är dags att utvärdera och jämföra olika leverantörer och system är det viktigt att du har sammanställt en tydlig specifikation på vilka processer som ska stöttas av ett nytt ekonomisystem och krav på funktioner ni vill ska finnas i systemet.

Ett tips är att fokusera på vad ni vill kunna uppnå istället för exakt hur funktionaliteten ska se ut. Systemleverantörer har tillgång till best practice från många kunder och branscher och även om en standardiserad lösning kan göra att ni behöver ändra lite i era interna rutiner så kan det ofta öka effektiviteten i längden.

Man köper en framtid, en strategi, mer än ett förflutet, en historia.

Bo Hjort Christensen, som sedan 1987 fördjupat sig i ämnet affärssystem.

2. Kartlägg era arbetsprocesser

Ineffektiva arbetsprocesser kan vara ett stort hinder för lönsamhet i en verksamhet. Innan ni påbörjar arbetet med att byta ekonomisystemet är det bra om ni tillsammans kartlägger era arbetsprocesser och rutiner.

Genom att identifiera flaskhalsar och krångliga processer kan ni se var det finns störst potential till förbättring och mer effektiva arbetssätt. Det kan vara en viktig vägledning till vad ni ska fokusera på när ni utvärderar nya system.

Prata med leverantörerna du möter om vilken input de har kring att förenkla och förbättra era arbetsprocesser och vad det finns för planer för framtida funktionalitet i systemet.

Genom att byta ekonomisystem kan ditt företag skörda stora effektivitetsvinster och få ökad konkurrenskraft på marknaden.

Lösningar för er bransch

Olika branscher står inför olika utmaningar och har olika behov av funktioner i ett system. Det kan vara saker som:

• Branschspecifika rapporteringskrav från myndigheter
• Komplex momshantering
• Behov av heltäckande lager- och logistiklösningar
• Omfattande projektrapportering
• Avancerad uppgifts- och resursplanering

Kanske har ni också en koncernstruktur eller stort behov av valutahantering.

När ni ska byta ekonomisystem bör du titta på om de olika alternativen har funktioner anpassade för just ditt företags bransch och bolagsstruktur. Med anpassade funktioner ökar chansen att systemet kan stötta era arbetsprocesser på bästa möjliga sätt.

Standardisering underlättar utveckling

Ett gediget ekonomisystem ska också ha bra standardiserade processer för redovisning och lön, utöver branschanpassade processer och funktioner.

Vårt råd är att du i den mån det är möjligt bör sträva efter att anpassa företagets arbetsprocesser till det system ni väljer, snarare än att tvinga systemet att kopiera befintliga processer.

En anledning till det är att skräddarsydda lösningar inte alltid är kompatibla med ordinarie uppdateringar i systemet. Det kan skapa ökade kostnader och i vissa fall ej fungerande rutiner. En mer standardiserad systemuppsättning kommer att förenkla vidareutveckling och vara lättare att anpassa till framtida behov.

Moderna ekonomisystem vidareutvecklas ständigt utifrån hur omvärlden förändras, och med en standardlösning får ditt företag del av vidareutveckling och förbättringar som rullas ut utan att ni behöver stå för utvecklingskostnaden

Automatisering sparar tid och pengar

Se också över de manuella moment ni har i era arbetsprocesser. I samband med att ni ska byta ekonomisystem bör ni se till att de kan struktureras i ett automatiskt arbetsflöde, så att ni kan eliminera så mycket manuellt arbete som möjligt. Det kan vara saker som:

• Automatiskt godkännande av verifikationer
• Automatiserad valutahantering
• Integrerad betalningsanslutning till banken
• Automatisk överföring av registrerade timmar till lön
• Automatiserad projektfakturering

Det kan också handla om att förenkla och minimera den tid företaget lägger på att ta fram rapporter och andra dokument.

Ett effektivt processflöde kommer att minska kostnaderna och öka produktiviteten i företaget. Dessutom blir kvaliteten på arbetet säkrare och mer kontinuerlig, eftersom risken för fel och förseningar minimeras. När ni ska byta ekonomisystem är det därför viktigt att ni väljer ett framtidsinriktat system som bidrar till att utveckla och förbättra era ekonomi- och löneprocesser.

Läs mer: 5 processer du bör automatisera i din redovisning.

Robotic Process Automation

Idag växer också RPA (Robotic Process Automation) starkt. Enkelt förklarat är det ett sätt att automatisera en manuell process genom att låta en mjukvara utföra uppgiften istället för en medarbetare. De flesta repetitiva och regelbaserade uppgifter kan ersättas av robotar, som klick för klick utför processen åt er.

RPA kan till exempel vara en effektiv lösning för företag som har flera oflexibla stödsystem som kräver mycket manuellt arbete. Istället för att behöva använda komplexa integrationer mellan systemen kan roboten utföra moment som att “klippa och klistra” information mellan systemen.

3. Se över dataflöden mellan era system

En verksamhet har ofta behov av flera affärssystem. Det kan till exempel vara CRM-system, ordersystem, kassasystem eller en e-handelsplattform. När du står inför att byta ekonomisystem är det därför klokt att ha en god överblick över vilka andra affärssystem som behöver kunna dela information med ekonomisystemet. Kartlägg hur era dataflöden ser ut idag och fundera över hur ni vill att en framtida lösning ska se ut.

Integrationer som lösning

I många fall finns det behov av att de olika affärssystemen i företaget pratar med varandra. För att minska manuellt arbete kan antingen RPA eller integrationer mellan systemen vara lösningen.

Ett system som kan kommunicera med hjälp av öppna API:er kommer att underlätta ett enklare och bättre dataflöde mellan systemen. När du utvärderar olika system bör du se på vilka standardintegrationer som finns, men också hur möjligheterna ser ut att skräddarsy anpassade integrationslösningar.

Oftast gäller dock tumregeln: ju färre integrationer desto smidigare lösning. Undersök därför möjligheten att minska antalet stödsystem genom ett kraftfullt ekonomisystem med bred funktionalitet, som täcker in så många av era affärsprocesser som möjligt.

4. Utvärdera kostnader

Att minska kostnaderna är ofta en viktig motivationsfaktor för att byta ekonomisystem. Men det borde inte vara det enda. Att ha tillgång till ett framtidssäkrat och flexibelt ekonomisystem kan ge företaget många andra fördelar.

Bra beslutsunderlag ger stort värde

Tänk på de mål företaget har satt upp för de närmaste åren. Hur kan ekonomisystemet hjälpa er att nå dem? Förutom att effektiva och automatiska arbetsprocesser kommer att sänka kostnaderna på sikt, kan ett molnbaserat ekonomisystem även fungera som ett värdefullt ledningsverktyg för att ta rätt beslut vid rätt tidpunkt. Det kan spara företaget mycket pengar.

Med ett molnbaserat system har ni alltid tillgång till uppdaterade siffror, när som helst och var som helst. Det gör att du enkelt kan ta reda på vad ni tjänar pengar på eller hur ert lager ser ut just nu. Vill du ha ett ekonomisystem som är mer än bara ett verktyg för att sköta redovisningen bör du se till helheten och fundera på om kostnaderna speglar det värde du får tillbaka.

Ta hänsyn till kringkostnader

Att drifta ett eget affärssystem kostar oftast betydligt mer än bara inköp och licenskostnader. Om du väljer en molnbaserad lösning när ni ska byta ekonomisystem är det flera kostnader som minskar jämfört med en lokal installation. Du slipper kostnader relaterade till hårdvara, servrar, drift och IT-personal. Det blir också lättare att komma igång eftersom allt du behöver är en internetanslutning.

Räkna på skalbarheten

Det kan snabbt bli dyrt om företaget växer ur systemet, antingen funktions- eller kapacitetsmässigt. Om ni har ambitioner att skala upp affärsmodellen eller organisationen på sikt ska ekonomisystemet inte sätta stopp för det, utan istället underlätta er tillväxt.

Ett nytt ekonomisystem ska alltså inte bara hjälpa er med de utmaningar och möjligheter ni har idag. Ni ska också kunna växa och utvecklas utan att behöva byta ekonomisystem igen. Därför bör du välja ett system som är skalbart. Ett skalbart system kan växa i takt med företaget, oavsett om det handlar om tillväxt i antal användare eller kunder, eller att koppla på mer funktionalitet.

5. Välj rätt systemleverantör

När du väljer att byta ekonomisystem väljer du kanske också en ny leverantör. Lägg tid på att lära känna leverantören bakom systemet. Vilka visioner, värderingar och tankar har de för framtiden? Har leverantören kompetens utanför systemet? Kan de redovisning och lönehantering och kan hjälpa dig att sätta upp effektiva arbetsprocesser?

Du är beroende av att din leverantör hänger med både i den tekniska utvecklingen och har koll på omvärlden och behoven på en ekonomiavdelning och ett modernt företag. Med rätt leverantör får du en lösning som är konkurrenskraftig även i framtiden.

Viktigt med systemkompetens

Välj en leverantör som kan stötta ditt företag i alla faser i processen kring att byta ekonomisystem – från planering till implementering, löpande utbildning och support. Med en erfaren leverantör som kan ta hand om mycket av projektledningen får ni en smidig omställning till det nya systemet.

Be gärna om kundreferenser, så att du får inblick i hur leverantören har hanterat dessa processer tidigare.

Väljer du dessutom en leverantör som har bred kompetens inom teknik och integrationslösningar kan vägen vara kort för ett ännu bättre dataflöde. Du kan få råd och input från erfarna systemkonsulter om hur ni kan effektivisera era affärsprocesser i det nya systemet.

Ekonomisk helhetspartner

I samband med att ni ska byta ekonomisystem kan vara bra att se över om ni behöver en leverantör som också har möjlighet att avlasta er inom redovisning, ekonomi och löneadministration. Även om ni inte har behovet idag kan det vara bra att säkra att möjligheten finns om ni skulle behöva hjälp i framtiden. Behovet att avlastning kan ibland uppstå med kort varsel, till exempel vid sjukskrivningar eller oväntade arbetstoppar.

Det är en trygghet att ha tillgång till spetskompetens från en partner som både kan systemet och har kompetens inom ekonomi. Och ibland kanske du bara vill ha en ekonomisk sparringpartner? De flesta moderna ekonomisystem är idag öppna för arbetsfördelning, så man kan enkelt samarbeta i systemet utan att det innebär utmaningar relaterade till kapacitet eller dubbelarbete.

Att välja en helhetspartner när du ska byta ekonomisystem ger en konkurrensfördel och rustar verksamheten för framtiden.

Läs mer: 3 sätt din redovisningskonsult hjälper dig att fatta bättre beslut.

6. Planera projektet

En god projektplanering är en bra grund för att lyckas med allt när ni ska byta ekonomisystem. Ni kommer att få god hjälp av systemleverantören, men det kommer också att krävas en del arbete internt.

Avsätt tid och resurser

För att kunna säkerställa att systembytet kan genomföras på ett så bra och smidigt sätt som möjligt bör du se till att avsätta tillräckligt med tid och resurser. Glöm inte att det ofta krävs mer arbete efter implementeringen än före.

Många gånger är ledningen engagerade och involverade i valet när företaget ska byta ekonomisystem. Det är minst lika viktigt att också fokusera på implementeringsprocessen och ha en förståelse för att ett nytt affärssystem kommer att påverka medarbetare långt efter att implementering är klar.

Sätt en realistisk tidplan

Att sikta på första januari som implementeringsdatum när ni ska byta ekonomisystem kan ge vissa fördelar – som att kunna avsluta räkenskapsåret i det gamla systemet. Men startdatumet ska inte vara avgörande. Ett bra genomförande med fokus på måluppfyllelse är viktigare än från vilket datum systemet ska användas.

Det kan hur som helst vara smart att starta upp med det nya systemet direkt efter slutet av en period. På så sätt kan ni avsluta föregående period i det gamla ekonomisystemet, och starta en ny period i det nya systemet. Det gör processen lite lättare och ni undviker dubbelarbete.

Hur bra man än planerar finns det alltid en risk att allt inte går exakt som planerat när man ska byta ekonomisystem. Därför är det bra att räkna med en viss uppstartstid efter implementeringen, och vara förberedd på att alla deadlines inte går att hålla precis på det sätt som ni har planerat.

Utse rätt projektledare

Projektet för att byta ekonomisystem bör ägas av någon som har kompetens och tid att utvärdera funktionaliteten hos olika system och hur väl de svarar mot de mål företaget har satt upp. Den interna projektledaren bör känna till verksamhetens behov väl och gärna ha insyn i arbetet på olika avdelningar.

Det kan vara en stor fördel att projektledaren har förmågan att tänka nytt och se möjligheter, och inte fokuserar för mycket på att blicka bakåt.

När företaget ska byta ekonomisystem har ni en gyllene möjlighet att utveckla och förbättra era arbets- och affärsprocesser – ta chansen att bli ännu bättre!

7. Säkerställ förankring och engagemang

Att byta ekonomisystem kan verka överväldigande för vissa. Vi menar att det inte behöver vara så krångligt, men det är en process som kommer att kräva en del arbete och kanske också förändrade rutiner i vissa delar av organisationen, både i ledningen och bland medarbetarna. Därför är förankring och engagemang viktiga faktorer för att projektet ska bli framgångsrikt.

Se till att du har ledningen med

Målen du vill uppnå genom att byta ekonomisystem ska vara väl förankrade i ledningen. Alla i ledande positioner bör vara väl medvetna om och ha förståelse för vilka utmaningar som finns idag. Det är också viktigt att alla också är införstådda med vilka fördelar du vill uppnå med att byta ekonomisystem.

Det kan ta lite tid att innan allt rullar på som det ska med ett nytt ekonomisystem. Implementeringen och upplärningen tar tid från det vanliga arbetet och det är inte alltid alla välkomnar förändrade arbetssätt. Därför måste ledningen vara goda ambassadörer genom hela processen och motivera andra till att följa efter.

Engagera medarbetarna

Att byta ekonomisystem innebär en stor förändring i arbetsvardagen för dem som arbetar med redovisning och ekonomi. Har du en intern ekonomiavdelning behöver de lära sig ett nytt system, nya rutiner och nya sätt att lösa uppgifter. Därför är det viktigt att medarbetarna är medvetna om vilka fördelar ett nytt system kommer att ge, så att de är motiverade att ta sig an uppgiften och kan fokusera på målet om det ibland känns motigt med förändring.

Prioritera tid med några personer som kommer att vara nyckelanvändare, och lyssna på deras farhågor, förhoppningar och idéer kring att byta ekonomisystem. Ett verkligt engagemang och deltagande från de viktigaste användarna av systemet kommer att öka sannolikheten för en framgångsrik implementering.

Med ett nytt ekonomisystem kommer dina medarbetare troligtvis att möta ett användargränssnitt som skiljer sig från vad de är vana vid. Oavsett hur intuitivt gränssnittet än är så kan det upplevas som frustrerande att behöva lära om, inte minst om man kunde det gamla systemet på sina fem fingrar. Då är det viktigt att påminna alla om de fördelar ni kommer att uppnå med att byta ekonomisystem och att möta medarbetarna med tålamod på vägen dit.

Vill man nå andra resultat än tidigare måste saker också göras annorlunda. Förändringar ska göra lite ont, för det är ett bevis på att förändringarna faktiskt sker.

I en utvärderingsfas av ett nytt affärssystem kan det också vara bra att involvera fler än bara ledningen. I en verksamhet finns det många intressenter som kan påverkas av en förändring, och de kan ha bra input och önskemål som bör tas med. Ett framgångsrikt byte av system är beroende av att olika behov tillgodoses på ett bra sätt, så att användningen av systemet blir positiv för alla i slutändan.

Vill du ha hjälp med att byta ekonomisystem?

Vi är experter på smarta systemlösningar och partner till två av marknadens mest automatiserade ekonomisystem, Xledger och Fortnox. Våra systemrådgivare har lång erfarenhet av att hjälpa företag av olika storlek och i olika branscher att välja rätt system. Vi har också skickliga systemkonsulter på plats som ser till att det går enkelt och smidigt att byta ekonomisystem.

Kontakta oss för ett förutsättningslöst samtal där vi går igenom era förutsättningar och behov och ger förslag på systemlösningar. Eller boka en kostnadsfri demo direkt!

Läs mer: Molnbaserade affärssystem – en framtidssäkrad lösning.