010-207 03 04 info@viewledger.se
Det här bör du tänka på när du ska byta ekonomisystem

Det kan finnas många anledningar till att vilja eller behöva byta ekonomisystem. Det är en spännande och viktig process som måste göras grundligt. Därför är det nödvändigt att du både har kontroll på nuläget men också en tydlig bild av vad ni vill åstadkomma i framtiden.

Här kan du läsa om vad som är viktigt att tänka igenom när du byter ekonomisystem. Vi hoppas att dessa tips hjälper dig på vägen i ditt beslutsfattande.

1. Motiv och mål

Det är viktigt med en tydlig anledning till att ekonomisystemet ska bytas ut. Kanske har ni växt ur ert tidigare system, expanderat verksamheten eller har behov att effektivisera era processer på ekonomiavdelningen. Att ha en tydlig bild över vad som inte fungerar med nuvarande system blir en viktig vägledning över vad du ska efterfråga hos ert nya.

Du bör också fundera över vilka framtida mål företaget har satt upp och hur ett nytt ekonomisystem kan vara en del av företagets strategi. Ett väl fungerande ekonomisystem är kärnan i en god och effektiv affärsverksamhet, så det handlar om mycket mer än bara kostnader och licenser.

Ett framtidsinriktat ekonomisystem har egenskaper och funktionalitet som kan ge dig en konkurrensfördel, om du väljer rätt system för ditt företag.

Det kan till exempel handla om att alltid ha data uppdaterat och tillgänglig, att frigöra tid genom att minska manuella arbetsprocesser, eller att kunna konsolidera redovisningssiffror på koncernnivå eller över landsgränser.

Det är din uppgift att definiera och presentera dina mål. Det är leverantörens uppgift att förklara på vilket sätt de kan hjälpa dig nå dem. Innan du sätter upp en gedigen kravspecifikation kan det därför vara bra att ha öppna dialoger med ett flertal leverantörer där du väldigt övergripande berättar om din målbild för att få en första input på förslag på lösningar.

När det är dags att utvärdera och jämföra olika leverantörer och system är det viktigt att du har en tydlig specifikation med väsentliga krav på funktioner och processer som ska stöttas av ett nytt system. Ett tips är att fortsatt fokusera på vad ni vill kunna uppnå istället för exakt hur funktionaliteten ska se ut. Systemleverantörer har best practice från många kunder och branscher och även om en standardlösning kan göra att ni behöver ändra i era interna rutiner så kan det ofta öka effektiviteten.

Bo Hjort Christensen, som sedan 1987 fördjupat sig i ämnet affärssystem, understryker: “Man köper en framtid, en strategi, mer än ett förflutet, en historia”.

Kort sagt: Framtidsutsikterna räknas mer än de gamla segrarna!

2. Förankring och engagemang

Att förändra ett ekonomisystem är en process som kommer att kräva arbete och kanske också förändrade rutiner i många delar av organisationen, både i ledningen och hos medarbetare. Därför är förankring och engagemang viktiga faktorer för projektets framgång.

Ledning

Målen du vill uppnå genom att byta ekonomisystem ska vara väl förankrade i ledningen. Alla i ledande positioner bör vara väl medvetna om, och ha förståelse för vilka utmaningar som finns idag. Det är också viktigt att alla också är insitta och vilka fördelar du vill uppnå med ett nytt system.

Det tar tid att innan man har fått allt att rulla med ett nytt system. Implementeringen och upplärning tar tid från det vanliga arbetet och det är inte alltid alla välkomnar förändrade arbetssätt. Därför måste ledningen vara goda ambassadörer och motivatorer genom hela processen.

Se till att avsätta tillräckligt med tid och resurser, så att du säkerställer att systembytet genomförs på ett bra sätt. Glöm inte bort att det oftast innebär mer arbete efter än innan implementeringen Många gånger är ledningen engagerade och involverade i val av nytt system. Det är minst lika viktigt att fokusera på implementeringsprocessen och ha en förståelse för att ett nytt system påverkar medarbetare långt efter att implementering är klar.

Vill man nå andra resultat än tidigare måste saker också göras annorlunda. Förändringar ska göra lite ont, för det är ett bevis på att förändringarna faktiskt sker.

Projektet bör ägas av någon som har kompetens och tid att bedöma funktionaliteten mot de mål företaget satt upp. En projektledare bör känna till verksamheten väl, och gärna ha en bakgrund från olika avdelningar.

Det kan vara en fördel att en projektledare har förmågan att tänka nytt och se möjligheter, snarare än att tänka “så här har vi alltid gjort”.

När du byter ekonomisystem har du en gyllene möjlighet att utveckla och förbättra dina arbets- och affärsprocesser – ta chansen att bli ännu bättre.

Medarbetare

Att byta ekonomisystem innebär en stor förändring i arbetsdagen för de anställda som arbetar med redovisning och ekonomi. Har du en intern ekonomiavdelning behöver de lära sig ett nytt system, nya rutiner och nya sätt att lösa uppgifter. Därför är det viktigt att medarbetarna är medvetna om vilka fördelar ett nytt system kommer att ge, så att de är motiverade att ta sig an uppgiften och kan fokusera på målet om det ibland känns motigt med förändring.

Prioritera tid med anställda och nyckelanvändare, och lyssna på deras bekymmer och idéer. Ett verkligt engagemang och deltagande från de viktigaste användarna av systemet kommer att öka sannolikheten för en framgångsrik implementering.

Med ett nytt system kommer dina medarbetare troligtvis att möta ett användargränssnitt som skiljer sig från vad de är vana vid. Oavsett hur intuitivt ett gränssnitt är kan det ändå upplevas som frustrerande, inte minst om man kunde det gamla systemet på sina ”fem fingrar”. Då är det klokt att kunna se mot gemensamma mål och att medarbetarna möts med tålamod på vägen dit.

I en utvärderingsfas av ett nytt system kan det också vara bra att involvera fler än bara ledningen. I en verksamhet finns det många intressenter som kan påverkas av en förändring, och dessa kan ha input och önskemål som bör lyssnas på.

Framgång är beroende av att alla olika behov tillgodoses på ett bra sätt, så att användningen av systemet blir positivt för alla i slutändan.

3. Arbetsprocesser

Ineffektiva arbetsprocesser i en verksamhet kan vara ett stort hinder för lönsamhet. Innan du påbörjar bytet av ert ekonomisystem bör ni tillsammans ha kartlagt era arbetsprocesser och rutiner.

Genom att identifiera flaskhalsar och krångliga processer ser du var det finns störst potential till förbättring och mer effektiva processer. Något som blir en viktig vägledning i vad du ska fokusera på när ni utvärderar nya system.

Branschlösning

Olika branscher står inför olika utmaningar. Det kan vara branschspecifika rapporteringskrav från myndigheter, heltäckande lager- och logistiklösningar eller en komplex momsstruktur. Kanske har ni en koncernstruktur eller har stort behov av valutahantering. Att välja ett system som har skräddarsydda funktioner för din bransch kan säkerställa ditt företags processbehov tillgodoses på bästa möjliga sätt.

Standardiserade arbetsprocesser

Utöver branschspecifika krav och processer bör det ekonomisystem du väljer ha bra standardiserade processer för redovisning och lön. Du bör sträva efter att anpassa företagets arbetsprocesser till det system som valts, snarare än att tvinga lösningen att kopiera befintliga processer.

Skräddarsydda lösningar är inte alltid kompatibla med ordinarie uppdateringar i systemet vilket riskerar att både skapa ökade kostnader och i vissa fall ej fungerande rutiner. En standardiserad systemuppsättning kommer att förenkla vidareutveckling och anpassning till framtida behov. Med en standardlösning får du dessutom vidareutveckling och förbättringar som kommer baserar på hur omvärlden förändras. Utan att du behöver stå för hela utvecklingskostnaden ensam.

Många av arbetsprocesserna i ett ekonomisystem bör struktureras i ett automatiskt arbetsflöde, så att så mycket manuellt arbete som möjligt elimineras.

Det kan vara automatiskt godkännande av verifikationer eller integrerad betalningsanslutning till banken. Det kan också handla om att förenkla och minimera den tid företaget lägger på att ta fram rapporter och andra dokument.

Ett effektivt processflöde kommer att minska kostnaderna och öka produktiviteten i företaget. Dessutom blir kvaliteten på arbetet bättre och mer kontinuerlig, eftersom risken för fel och förseningar minimeras. Därför är det viktigt att den systemlösning som väljs är framtidsinriktad och bidrar till att utveckla och förbättra ekonomi- och löneprocesserna i företaget.

Robotic Process Automation

Idag växer också RPA (Robotic Process Automation) starkt. Enkelt förklarat är detta ett sätt att automatisera en manuell process, genom att låta mjukvara utföra uppgiften som utförs av människor idag. Repetitiva och regelbaserade uppgifter kan ersättas av robotar, som klick för klick utför processen åt dig.

Detta kan till exempel vara en effektiv lösning för företag som har flera oflexibla stödsystem, så att det görs mycket manuellt arbete över dessa. Detta kan ersätta tunga och svåra integrationer.

Prata med leverantörerna du möter om vilken input de har för att förenkla och förbättra dina arbetsprocesser och vilka tankar de har om framtida funktionalitet i systemet. Du kan skörda stora effektivitetsvinster och ökad konkurrenskraft på marknaden, genom att välja ett framtidsinriktat ekonomisystem.

4. Dataflöden mellan system

I en verksamhet kan det finnas behov av flera affärssystem, till exempel CRM-system, ordersystem, en e-handelsplattform eller kassasystem. I en upphandlingsfas är det klokt att ha en god överblick över vilka system som bör kunna dela information med ekonomisystemet. Kartlägg hur dataflödet är upplagt idag och fundera över hur du tänker dig en framtida lösning innan du byter ekonomisystem.

I många fall finns det behov av att de olika systemen i företaget pratar med varandra. För att minska manuellt arbete kan antingen integrationer eller RPA vara lösningen. Genom att välja ett system som kan kommunicera med hjälp av öppna API:er underlättar du ett enklare och bättre dataflöde mellan systemen.

Oftast gäller tumregeln; ju färre integrationer desto smidigare lösning. Undersök därför gärna möjligheterna till att minska antalet stödsystem genom ett ekonomisystem med bred funktionalitet.

5. Kostnader

Att minska kostnaderna är ofta en viktig motivationsfaktor för systembyte. Men et borde inte vara det enda. Att ha tillgång till ett framtidsinriktat och flexibelt ekonomisystem kan ge företaget många andra fördelar.

Beslutsunderlag

Tänk på de mål företaget har satt upp för de närmaste åren. Hur kan det finansiella systemet hjälpa dig på vägen att nå dessa? Förutom att effektiva och automatiska arbetsprocesser kommer att sänka kostnaderna på sikt, kan ett molnbaserat ekonomisystem även fungera som ett värdefullt ledningsverktyg för dina beslut.

Kvaliteten på de redovisningssiffror du presenteras för gör att du enkelt kan ta reda på vad du tjänar pengar på eller hur ditt lager ser ut just nu.

Vill du ha ett ekonomisystem som är mer än bara ett verktyg för att sköta redovisningen bör du se till helheten och fundera på om kostnaderna speglar det värde du får tillbaka.

Kringkostnader

Att drifta ett eget system kostar oftast mer än inköp och licenskostnader. Det finns flera kostnader som minskar när du väljer en molnlösning framför en lokal installation. Det blir lättare att komma igång eftersom allt du behöver är en internetanslutning.

Du slipper kostnader relaterade till hårdvara, drift och IT-personal.

Skalbarhet

Ett nytt ekonomisystem ska inte bara kunna hjälpa dig med de utmaningar och möjligheter du har idag. Du ska också kunna växa och utvecklas utan att för den skull behöva byta system. Därför bör du välja ett system som är skalbart, det vill säga att systemet kan underlätta ekonomisk tillväxt. På så vis kan det växa i takt med företaget, oavsett om det handlar om tillväxt i antal användare eller kunder.

Det kan snabbt bli dyrt om företaget växer ur lösningen, antingen funktionellt eller kapacitetsmässigt. Om du har ambitioner att skala upp affärsmodellen ska det ditt ekonomisystem inte sätta stopp för det.

6. Uppstartstid

Att sikta på första januari kan ge vissa fördelar – som att kunna avsluta ett räkenskapsår i ett system. Men, låt inte startdatumet vara avgörande när du väljer att byta ekonomisystem. Ett bra genomförande med fokus på måluppfyllelse är viktigareän från vilket datum lösningen ska användas.

Det kan vara smart att köra uppstart direkt efter slutet av en period, så att du kan avsluta föregående period i det gamla ekonomisystemet, och starta en ny period i det nya systemet. Detta gör processen lite lättare och du slipper dubbelarbete.

Det kan också finnas en risk att det inte går riktigt som planerat i genomförandet.

7. Leverantör

När du väljer ett ekonomisystem väljer du också en leverantör. Lägg tid på att lära känna leverantören bakom systemet. Vilka visioner, värderingar och tankar har de för framtiden? Har leverantören kompetens utanför systemet? Kan de redovisning och lönehantering och kan hjälpa dig med att sätta upp processer? Du är beroende av att din leverantör hänger med i tiden och hänger med i utvecklingen, för att ditt företag ska få ett ekonomisystem som är konkurrenskraftigt även i framtiden.

Systemkompetens

Välj en leverantör med expertis i alla faser av processen. Från planering till implementering, löpande utbildning och support. Att leverantören är erfaren och kan ta hand om projektledningen, gör att du kan vara säker på att du får rätt omställning från ditt gamla till ditt nya system.

Be gärna om kundreferenser, så att du får inblick i hur leverantören har hanterat dessa processer tidigare.

Väljer du dessutom en leverantör av ett ekonomisystem som har bred kompetens inom teknik och integrationslösningar kan vägen vara kort för ett ännu bättre informationsflöde i företaget. Du kan få råd och input från systemkonsulter som har erfarenhet och tankar om hur du kan effektivisera dina affärsprocesser.

Ekonomisk kompetens

Det kan vara bra att ta ställning till om du behöver en leverantör som har möjlighet att avlasta dig inom redovisning och ekonomi.

Även om du inte känner det behovet idag, så kan det framöver vara nyttigt att ha någon att stödja sig på, till exempel vid sjukdom eller semester.

Det skapar trygghet att ha tillgång till spetskompetens från en partner som kan systemet och dessutom kan vara en ekonomisk sparringpartner vid behov. De flesta moderna ekonomisystem är idag öppna för arbetsfördelning, så man kan enkelt samarbeta i systemet, utan att det innebär utmaningar relaterade till kapacitet eller dubbelarbete.

Företagsledare måste se till att de väljer effektiva lösningar som ger en konkurrensfördel och kan utrusta dig och ditt företag för framtiden.

Vill du få tips om fler artiklar som den här?
Prenumerera på vårt nyhetsbrev!

Frågor? Kontakta oss!