010-207 03 04 info@viewledger.se
En effektiv ekonomiavdelning: Våra tips

Inom en ekonomifunktion är det många olika uppgifter som ska utföras. Allt från att sköta redovisningen enligt regelverket, till mer komplext, strategiskt arbete med till exempel budgetarbete, analyser och rapportering. Vi träffar ofta ekonomichefer som säger att de önskar att de hade en effektiv ekonomiavdelning – särskilt i de dagliga arbetsuppgifterna, så att mer tid frigjordes just för det strategiska och värdeskapande arbetet för företaget.

Inte så överraskande visar PWC:s Benchmark Survey 2018 (”Future finance function”) att företag som fokuserar på digitalisering och ny teknik också är de mest effektiva.

Undersökningen visar inte bara att pengar sparas utan också att kvaliteten förbättras, produktiviteten ökar och affärsinsikter blir mer exakta. Det finns med andra ord ingen anledning att vänta med att se över hur du kan effektivisera din ekonomifunktion. Läs våra tips nedan.

1. Minska manuella arbetsprocesser

Vår erfarenhet är att ekonomiavdelningar i företag ofta sitter på många manuella arbetsprocesser och uppgifter. Det handlar ofta om att hinna få många mindre och relativt enkla uppgifter utförda. Det är jobb som definitivt behöver göras men ju fler uppgifter som kräver manuell hantering desto högre blir också arbetsbördan om transaktionerna ökar.

Om du vill lyckas med en effektiv ekonomiavdelning är det viktigt att satsa på det som kan minska omfattningen av manuella processer och arbetsuppgifter.

Standardiserad systemuppsättning

Manuella arbetsprocesser är inte bara tidskrävande utan också en stor källa till fel. Det finns inte bara affärssystem och ekonomisystem som automatiserar enskilda uppgifter utan även standardiserar en större del av själva arbetsflödet i ekonomifunktionen. Effektiviteten kommer alltså att öka i flera steg.

Många organisationer faller i fällan att vilja anpassa ekonomisystem utifrån befintliga processer. Glöm inte bort att de är utvecklade utifrån best practice från många kunder och branscher.

Därför har du mycket att vinna på att ta hjälp av din leverantör för att anpassa dina befintliga arbetsprocesser till det system du väljer, snarare än att tvinga lösningen att kopiera befintliga processer.

Skräddarsydda lösningar skapar utmaningar med förändringar och/eller uppgraderingar. Detta innebär ökade kostnader och inte sällan frustrerade användare.

Robotic Process Automation

Utöver den funktionalitet som finns och ständigt utvecklas i moderna ekonomisystem finns det även andra sätt att effektivisera arbetsuppgifter. Idag växer RPA (Robotic Process Automation) starkt. Enkelt förklarat är detta ett sätt att automatisera manuella processer genom att låta programvara om och om igen utföra uppgifter som idag utförs av människor.

Det kan vara uppgifter mellan system, som inköp- och beställningsarbeten eller hantering av bokföringsrelaterade uppgifter som momsavstämningar eller godkännande av reseräkningar.

Fundera på vilka uppgifter hos er som inte kräver specifika mänskliga egenskaper, har hög volym och därmed kan ersättas av RPA-teknik.

2. Samordna flera av ekonomi- och affärsprocesserna

För att redovisningen ska bli korrekt och fullständig är det flera uppgifter och processer som behöver samordnas. Med flertalet affärskritiska system som inte pratar med varandra finns en risk att effektiviteten bromsas. Många moderna, molnbaserade ERP- och ekonomisystem har idag integrerade moduler som stödjer flera processer för en effektiv ekonomiavdelning.

De flesta moderna system underlättar även ett flexibelt dataflöde från och till andra viktiga system. På så sätt kan du samordna fler affärsprocesser och spara tid. Dessutom blir informationen mer relevant och kan hålla högre kvalitet.

Samordna de ekonomiska processerna

Om du bokför i ett annat system än där du administrerar lön går du miste om möjligheter som till exempel automatisk bokföring och löneutbetalning. Och utan bankintegration måste du fortfarande gå in på nätbanken för att skicka betalningar.

Dataflöde mellan system

I vissa fall kan det vara svårt att hitta ett system som täcker absolut alla ekonomiska processer i företaget. Det kan finnas behov av väldigt bransch- eller företagsspecifika system, till exempel för tidtagning, inköp, beställningar eller fakturering. Genom att förbättra dataflöden mellan de system du använder finns mycket tid att spara.

Därför bör du se till att använda ett affärssystem eller ekonomisystem som har välutvecklade och öppna API:er, för att du enkelt ska kunna koppla upp dig till andra system. Integrationslösningar kan förbättra informationsflödet och därmed effektivisera arbetsvardagen avsevärt.

Dessutom minskar risken för mänskliga misstag. Ett konkret exempel är tidrapportering med manuell överföring till ekonomisystemet.

Med flera funktioner samlade i ett system – eller bra dataflöde mellan relaterade system – blir det också möjligt att löpande hålla alla siffror uppdaterade. På så sätt får du kontinuerligt aktuella data och en god översikt över din verksamhet.

Akta dig däremot för frestelsen att skapa alltför många och komplicerade integrationer. Det kan bli både kostsamt och stressigt att underhålla. Därför rekommenderar vi att ha så slimmade integrationer som möjligt, och hellre hitta system som hanterar flera av processerna tillsammans.

3. Enklare och mer exakt rapportering

Ekonomiavdelningen sitter på mycket värdefull information om företagets ekonomi och verksamhet. Den här informationen ska struktureras och rapporteras vidare till ledningsgruppen, styrelsen och myndigheter som kan omsätta detta till mål och planer för verksamheten.

Rapportering är en viktig uppgift och själva arbetet med att samla in data och sammanfatta rapporter kan vara tidskrävande utan rätt verktyg.

Moderna molnbaserade affärssystem och ekonomisystem erbjuder goda möjligheter till rapporter, både standardiserade och skräddarsydda. Du brukar också kunna sammanställa informationen på ett så att den blir enkel att ta till sig.

Om det ekonomisystem du använder idag inte har en tillräckligt bra rapporteringslösning finns det flera program som har effektiva analys- och budgeteringsmöjligheter som kan kopplas till ditt system.

Om rapporteringen blir enklare och mer exakt blir den ekonomiska hanteringen också det. Den tid som sparas på rapporteringsarbetet kan användas för att istället analysera siffrorna djupare.

4. Tillgång till rätt kompetens

Användningen av teknik och automatiserade arbetsuppgifter innebär inte att ekonomifunktionen försvinner. Det ger dig snarare en möjlighet att fokusera och fördela din expertis på ett annat sätt. De tråkiga och tidskrävande uppgifterna kan minskas och mer tid kan läggas på uppgifter där kompetensen utnyttjas mer.

Analysarbete kräver mer djupgående kompetens och kanske mer erfarenhet än vad fakturering gör. Gemensamt för båda är att de är lika viktiga för företaget och måste göras.

Bedriver du till exempel företag utomlands är det viktigt att ha god kompetens inom det lokala regelverket. Om du vill använda RPA-teknik är kunskap om användning och utveckling av mjukvaran viktig för att skapa rätt förutsättningar.

Det är också smart att tänka på den totala kompetensen i ditt team för att säkerställa en framtida bredd och djup.

Vilka uppgifter kan förbättras med teknik och vilka uppgifter borde du ha haft ännu mer tid att göra mer av? Involvera gärna dina anställda för att hitta svar på dessa frågor.

Motiverade och engagerade medarbetare är lönsamma!

Därför bör du vara medveten om vad din personal tycker om att lägga tid på och vad de inte tycker om att spendera tid på.

Ett väl sammansatt team ska säkerställa effektivitet och minska sårbarheten vid till exempel sjukdom. Du kan också förstärka detta genom att stimulera kunskaps- och erfarenhetsutbytet mellan medarbetarna.

5. Undersök möjligheterna till avlastning

Det är möjligt att lägga ut uppgifter på externa aktörer, som ofta kan utföra uppgifter mer effektivt. Flera av de som har leverans av redovisnings- och ekonomiprocesser som sin kärnverksamhet har ofta lång erfarenhet av att effektivisera och avlasta ekonomifunktioner.

Därför kan det vara klokt att titta på vilka möjligheter som finns i att outsourca hela eller delar av redovisnings- och lönearbetet. Med en flexibel arbetsfördelning kommer du att kunna välja vilka arbetsuppgifter du vill ha hjälp med och vilka uppgifter du vill sköta själv.

Förutom att ha tillgång till en mångsidig och aktuell kompetens kommer en framtidsinriktad och seriös leverantör ge dig god input och väl beprövade verktyg och metoder för att arbeta smartare.

En effektiv ekonomiavdelning: Våra tips

Vill du få tips om fler artiklar som den här?
Prenumerera på vårt nyhetsbrev!

Frågor? Kontakta oss!