6 tips för att förbättra företagets likviditet

God likviditet ger större handlingsfrihet och kan öka ditt företags konkurrenskraft på marknaden. Men det finns en hel del faktorer som kan leda till ett ineffektivt kassaflöde och på sikt till och med äventyra företagets ekonomiska framtid. Läs vidare för våra sex bästa tips för kontroll på likviditeten.

1. Planering

Genom att hålla din redovisning uppdaterad och aktuell ser du hur verksamheten går och kan använda siffrorna för att planera framåt. För att lyckas med likviditetsarbetet behöver du förstå företagets betalningsförmåga och kapitalbehov och ta reda på vad som påverkar likviditeten mest.

Budget och prognoser

Även om din resultatbudget för året visar att du tror att du kommer att gå med vinst är likviditetsbudgeten ett viktigt komplement. Den ger en detaljerad överblick över förväntade inbetalningar och utbetalningar, och hjälper dig att se om de likvida medlen kommer att kunna täcka utgifterna.

Genom att regelbundet upprätta prognoser, och kartlägga faktiska siffror, kan du göra finjusteringar i din budget längs vägen. På så sätt kan du synliggöra och planera för perioder med stram likviditet.

Läs mer: Vad är viktigt att tänka på när du ska göra en budget?

Rörelsekapital

Rörelsekapitalet är företagets omsättningstillgångar minus kortfristiga skulder. Omsättningstillgångar är “tillgångar som inte är avsedda för permanent ägande eller användning”, som kontanter, fordringar och varulager. Genom att hålla koll på rörelsekapitalet får du överblick över företagets nuvarande likviditet.

Om för mycket av rörelsekapitalet är bundet i den dagliga verksamheten kan det vara svårt att betala utgifterna, och likviditeten kan bli pressad. Säkerställ att investeringar i anläggningstillgångar, som utrustning och maskiner, finansieras på ett sätt som passar tillgångens livslängd. Det belastar rörelsekapitalet mindre.

2. Systemstöd

Ett väl fungerande affärs- eller ekonomisystem är navet för en effektiv verksamhet, och ett bra verktyg för att hålla koll på likviditeten.

Uppdaterade siffror

Kontroll handlar mycket om överblick. Med ett molnbaserat affärssystem har du alltid tillgång till aktuella och uppdaterade siffror i realtid. Det ger dig ett bra underlag för att övervaka företagets likviditets- och kapitalbehov.

Med ett ekonomisystem med bankintegration har du alltid överblick över förväntade insättningar och uttag utan att behöva logga in på banken. Och med likviditetsbudget och prognoser i systemet kan du jämföra med de faktiska transaktionerna.

Automatiserade processer

Moderna ekonomisystem har stöd för att automatisera flera rutiner i ekonomiarbetet, som tidregistrering, in- och utbetalningar och utskick av fakturapåminnelser. Det sparar tid och minskar risken för fel och misstag, och kan i förlängningen resultera i ett bättre kassaflöde.

Läs mer: 5 processer du bör automatisera i din redovisning.

Lagerhantering

Ett stort varulager binder mycket kapital och kan utmana likviditeten. Därför är det viktigt att inköpsrutinerna balanseras mot förväntad försäljning. God lagerhantering kan också leda till minskat nedskrivningsbehov.

Ett affärssystem som är synkat med din lagerstatus kan hjälpa dig att förhindra överinköp och säkerställa att du alltid har rätt mängd produkter för inkommande beställningar.

3. Kundrutiner

Att ha ordning på kundrutinerna är en central del av att sköta företagets ekonomi. Börja med att kontrollera att du faktiskt har rätt information om dina kunder, så att du kan fakturera korrekt och undvika missförstånd.

Innan du inleder ett samarbete med en ny kund kan det också vara klokt att göra en kreditkoll. Det kan låta uppenbart, men sena eller uteblivna betalningar kan riskera din likviditet.

Avtal och fakturor

Det är viktigt att avtalsvillkoren är klara och tydliga för båda parter. Var noga med att ange kredittid, dröjsmålsränta och övriga betalnings- och leveransvillkor.

För att öka chansen att få betalt i tid bör du även titta på själva fakturorna:

• Är fakturaunderlaget heltäckande och tydligt? Om kunden inte förstår fakturorna kan det ta längre tid innan de betalar dem.
• Rimmar fakturan med kundens förväntningar? Om det har tillkommit kostnader utan att ni har haft en diskussion kring det ökar risken för sena betalningar.
• Innehåller fakturan rätt uppgifter, som kontaktperson och eventuellt projekt eller kostnadsställe?
• Se också till att skicka fakturan i det format som kunden har enklast att hantera.

Betalningsvillkor

För bättre kontroll av likviditeten bör du ha som målsättning att ha en kortare kredittid för dina kunder än den kredittid ditt företag har hos era leverantörer.

Överväg att minska betalningstiden för dina kunder eller dela upp stora fakturor i mindre delbetalningar. Om en kund dröjer med betalning kan det vara läge att införa leverans- eller arbetsstopp. När det är nödvändigt kan du också debitera dröjsmålsränta.

Kom ihåg: Många erbjuder 30 dagars betalningstid av rutin, men med dagens elektroniska fakturor finns inte samma anledning att ge långa betalningsvillkor för att mottagaren ska hinna behandla fakturan.

Betalningsalternativ

Se över hur du kan göra det enklare för kunden att betala. Det kan innebära att du får pengarna snabbare. Det kan vara bra att erbjuda olika betalningsalternativ, som faktura, kortbetalning, autogiro eller olika betaltjänster som Klarna, Swish eller PayPal.

Att skicka fakturor elektroniskt är också en bra metod för att spara både tid och pengar, och minskar risken för att en faktura försvinner på posten.

4. Finansiering och kredit

Företagets kassaflöde ger dig en bild av skillnaden mellan kontanter in och ut under en given period. Om kassaflödet är negativt betyder det att betalningarna är större än förväntat. Det försvagar kassan och därmed likviditeten.

Under perioder med höga utgifter, som under uppstartsfasen eller vid större investeringar, kan det vara nödvändigt att söka extern finansiering. Det finns olika alternativ att överväga, som alla har sina för- och nackdelar.

Factoring

Factoring innebär att en tredje part tar över ditt företags fordringar och hela fakturahanteringen, och ansvarar för att begära in betalningarna. Pengarna kommer in på ditt företags konto direkt efter att fakturan har skickats till kunden.

Företag som har relativt stora fordringar och lägger mycket resurser på administration kan ha nytta av ett factoringavtal. Fördelen med factoring är att det kan förbättra kassaflödet och spara mycket tid.

Nackdelen är att det kan bli dyrt. Det också upplevas som ett minus att det är factoringföretaget som står som avsändare på fakturorna, och det kan påverka kundrelationer och företagets rykte om det inte hanteras korrekt.

Fakturaköp

Fakturaköp innebär att företaget säljer enskilda fakturor och får upp till 100% av fakturabeloppet utbetalt direkt. Den aktör som köper fakturan ansvarar för att få in pengarna från kunden.

Det ger en omedelbar förstärkning av kassaflödet, men kan precis som factoring blir en dyr lösning, eftersom parten som köper fakturan tar betalt för att sitta med risken.

Checkkredit

En checkkredit eller företagskredit innebär att företaget beviljas ett kreditutrymme hos banken och har möjlighet att utnyttja krediten vid behov. Det kan vara bra vid oväntade utgifter eller i perioder med låg försäljning, som under lågsäsong i en säsongsbetonad verksamhet.

Banken tar betalt för krediten genom räntor och avgifter, och det kan bli dyrt att utnyttja krediten under en längre period. Dessutom kan banken kräva säkerhet i form av inteckning i tillgångar. Om du får en kredit beviljad kan det dock ofta vara en mer prisvärd lösning än factoring och fakturaköp.

Fakturabelåning

Vissa banker och andra aktörer erbjuder även krediter och lån genom fakturabelåning. Det görs genom att banken säkrar en pant för lånet i fordringarna – antingen på enskilda fakturor eller hela kundreskontran. Kostnaden utgörs av räntan på lånet och eventuella avgifter.

Med den här lösningen är det fortfarande ditt företag som sköter faktureringen och kontakten med kunderna. Det är alltså inte ett sätt att spara tid på administration, men ger direkt tillgång till likvida medel.

Kom ihåg: Vid fakturabelåning ligger ränte- och kreditrisken på ditt företag.

5. Leasing

Utrustning som datorer, tjänstebilar, utrustning och maskiner är viktiga för de flesta verksamheter, men kan innebära stora investeringar. Att leasa snarare än att köpa kan förbättra likviditeten genom att sprida kostnaderna över tid, och undvika att binda kapital i tillgångar.

Leasing kan särskilt gynna nyetablerade företag för att undvika stora uppstartskostnader. Det kan också vara lättare att få finansiering genom leasing än genom banklån.

Ett bra leasingavtal ger förutsägbarhet och trygghet, men tecknas ofta för en längre period. Överväg därför noga hur länge ni kommer att ha behov av utrustningen. Granska också villkoren, till exempel för vad som gäller när leasingtiden avslutas, och om någon kan ta över avtalet om ni vill avsluta det i förtid.

6. Leverantörer

Bra relation till dina leverantörer är positivt för ditt företags ekonomiska hälsa. Se till att förhandla fram konkurrenskraftiga priser och fördelaktiga kreditvillkor.

Att köpa in större volymer ger vanligtvis lägre priser. Är ditt företag en del av en koncern eller finns det partnernätverk ni kan vara medlemmar i för att få volymrabatter? Kan du samla fler inköp hos en och samma leverantör?

Kom ihåg: Utvärdera regelbundet leverantörens kvalitet, priser, leverans- och betalningsvillkor mot vad andra på marknaden erbjuder.

De flesta företagare går igenom perioder av ojämn likviditet. Om du märker att du kommer ha svårt att betala, kontakta då din leverantör så snart som möjligt så att ni tillsammans kan titta på alternativa lösningar. Kanske går det till exempel att delbetala.

Vill du förbättra ditt företags likviditet?