Integritetspolicy för VIEW Group

Skydd av personuppgifter

Vi är måna om att du som användare av våra tjänster förstår hur vi hanterar dina personuppgifter. Denna integritetspolicy ger kompletterande information om vilka personuppgifter som samlas in, vilka ändamål och rättslig grund VIEW Group har för att behandla informationen samt vilka rättigheter du som registrerad har om vi behandlar dina personuppgifter.

Denna sekretesspolicy gäller för alla affärsprocesser och associerade dotterbolag till VIEW Group AS (”VIEW Group)” med undantag för Homeros Oy och Accurise Ltd, och för alla VIEW Groups webbplatser, domäner, appar och molntjänster. Vi kan förse dig med ytterligare sekretessinformation som är specifik för en produkt eller tjänst utöver denna policy.

 

Vad är en ”personuppgift” och vad är en ”behandling”?

En ”personuppgift” är all information som rör en identifierad eller identifierbar fysisk person (”den registrerade”). En identifierbar fysisk person är en person som kan identifieras, direkt eller indirekt, med hjälp av en identifierare som namn, personnummer och adress. En ”behandling” är varje åtgärd eller hantering av personuppgifter, såsom insamling, registrering, organisering, strukturering, lagring, utlämnande, delning och radering.

 

När och hur samlar vi in personuppgifter om dig?

VIEW Group behandlar personuppgifter i egenskap av arbetsgivare, leverantör av tjänster och leverantör av finansiella system, för marknadsföringsändamål och i samband med besök på våra webbplatser. Vi behandlar personuppgifter om våra kunder, leverantörer, samarbetspartners, potentiella kunder, anställda och potentiella anställda. Grunden för detta är artikel 6.1 a, b och f i den allmänna dataskyddsförordningen.

 

Vi samlar in personuppgifter om dig i följande situationer:

  • Leverans av redovisnings- och finansiella tjänster
  • Genomförande av kundåtgärder i enlighet med penningtvättsregelverket (KYC)
  • Leverans av finansiella system
  • Genomförande av marknadsföringsaktiviteter
  • Den dagliga verksamheten, inklusive inköp, försäljning, administration av anställda och arbetssökande
  • Användning av vår webbplats
  • Kursverksamhet

 

Behandling av personuppgifter

Tjänster

VIEW Group tillhandahåller redovisnings- och finansiella tjänster. I samband med detta ingås ett uppdragsavtal med kunden som specificerar uppdragets innehåll. I dessa fall är VIEW Group personuppgiftsbiträde och behandlar personuppgifter på uppdrag av, och på uppdrag av, kunden. Ett personuppgiftsbiträdesavtal ingås i varje kundrelation som ytterligare reglerar och sätter ramarna för VIEW Group behandling av personuppgifter. De specifika säkerhetsåtgärderna, rutinerna för anmälan, lagring och radering m.m. framgår av respektive personuppgiftsbiträdesavtal.

 

Lagen om penningtvätt

VIEW Group är skyldig att vidta kundåtgärder enligt penningtvättslagen, samt att genomföra ytterligare utredningar om det finns misstanke om att en transaktion kan vara relaterad till vinning av ett brott. Bland de uppgifter som VIEW Group är skyldiga att behandla i detta sammanhang finns namn/företagsnamn, personnummer/organisationsnummer, adress, familjeförhållanden (koppling till personer i politiskt utsatt ställning) och uppgifter om eventuella brott. Behandling av personuppgifter i samband med kundinitiativ kan innebära behandling av känsliga personuppgifter (särskilt kategorier av personuppgifter).

Under vissa omständigheter är VIEW Group skyldig att lämna ut informationen till överordnade brottsbekämpande myndigheter eller tillsynsmyndigheter.

 

Leverans av system

VIEW Group levererar redovisnings- och ekonomisystem. Ett systemleveransavtal (SSA-L) ingås i ett sådant kundförhållande. Personuppgifter som behandlas i samband med detta är t.ex. namn, adress och personnummer. Personuppgifterna behandlas för att skapa dig som användare av systemet, implementering, support och vägledning samt systemadministration.

 

Anställda och arbetssökande

Vi registrerar de personuppgifter som är nödvändiga för att uppfylla krav på rapportering till myndigheter, arbetsmiljölagen och för att kunna hantera relationen mellan oss och den anställde. Personuppgifterna kommer att raderas när avtalsförhållandet löper ut, om inte annan lagstiftning kräver längre lagring. Grunden för detta är artikel 6.1 b i den allmänna dataskyddsförordningen. Behandlingen är nödvändig för att fullgöra det avtal som den registrerade är part i. Vi registrerar även personuppgifter om arbetssökande eftersom vi behöver behandla uppgifter om dig för att kunna pröva din ansökan. Grunden för detta är artikel 6.1 b i den allmänna dataskyddsförordningen. Om din ansökan innehåller särskilda kategorier av personuppgifter är grunden för behandlingen artikel 9.2 b och h i dataskyddsförordningen.

 

Besök på våra kontor

När du besöker våra kontor registrerar vi vanligtvis ditt namn och eventuellt företag du representerar, samt vem du ska besöka, för att säkerställa tillgång till våra lokaler.

 

Marknadsföring

Om du har en aktiv kundrelation med oss kan vi skicka marknadsföring till dig via e-post eller andra elektroniska kommunikationsmedel inom ramen, om du inte ber oss om något annat. Om du inte har en aktiv kundrelation med oss kommer vi endast att skicka sådan marknadsföring om du har gett oss ett uttryckligt och informerat samtycke. Du kan när som helst återkalla ett sådant samtycke.

 

Användning av våra webbplatser

(i) Information som du delar med oss

När du fyller i ett kontaktformulär på vår webbplats lämnar du uppgifter som lagras hos oss. När du använder vår chatt- eller samtalsfunktion lagras informationen i våra databaser/CRM-system för att vi ska kunna svara på din kontaktförfrågan. Vi använder Salesforce/Pardot som CRM-system. Leverantören av dessa funktioner är Landbot och Leadcaller.

(ii) Användningen av cookies på vår webbplats

När du besöker vår webbplats samlar vi in viss information om din enhet, din webbläsare och hur du använder vår webbplats. Vi kan använda cookies för att samla in dessa personuppgifter.

Cookies är små textfiler som sparas på din enhet när du besöker vår webbplats. Cookies gör det möjligt för webbplatsen att komma ihåg dina handlingar och preferenser (till exempel ditt val av språk) och känna igen dig när du återvänder, så att vi kan analysera trender, fastställa dina intresseområden och administrera vår webbplats för att påskynda navigeringsprocessen och göra din upplevelse av webbplatsen mer effektiv.

Du har alltid möjlighet att välja bort spårning via Cookie via vår Cookie Consent Manager Platform (Cookiebot) eller genom inställningar i din webbläsare.

För att samla in information om trafiken på vår webbplats använder vi analysverktyget Google Analytics. Grunden för detta är artikel 6.1 f i den allmänna dataskyddsförordningen.

 

Kurs

När du deltar i våra fysiska kurser och seminarier eller köper någon av våra onlinekurser eller deltar i webbinarier registrerar vi kontaktuppgifter och köpinformation om dig.

 

Vem har tillgång till informationen?

Vi lämnar endast ut personuppgifter till tredje part efter överenskommelse med dig, eller när vi bedömer att det är lämpligt att använda externa leverantörer. Vi har personuppgiftsbiträdesavtal med alla leverantörer vi samarbetar med som säkerställer samma säkra behandling av informationen som hos oss.

VIEW kan komma att dela personuppgifter om kunder och leverantörer med våra kontor i andra länder inom EU/EES. Som ett resultat av våra tjänster fungerar vi som personuppgiftsbiträde för många kunder. Vi förlitar oss därför på ett generellt tillstånd att använda underleverantörer, jfr artikel 28 i dataskyddsförordningen. Detta avtalas via vårt personuppgiftsbiträdesavtal. När du använder underleverantörer bekräftar vi att de omfattas av samma skyldigheter när det gäller skydd och användning av personuppgifter som VIEW. Leverantörer som agerar som underleverantörer till VIEW ska kunna dokumentera goda interna rutiner för integritet och informationssäkerhet. När du ingår ett avtal med oss för tillhandahållande av redovisningstjänster får du en fullständig överblick över våra underleverantörer. Vi överför inte personuppgifter till länder utanför EU/EES utan skriftligt godkännande från dig där du är personuppgiftsansvarig. Vid överföring till ett tredjeland ska det finnas en giltig grund för överföringen.

 

Radering av personuppgifter

Vi lagrar personuppgifter så länge som det är nödvändigt och så länge vi har ett syfte med lagringen. Du kan när som helst begära att vi raderar dina personuppgifter.

 

Dina rättigheter

Du kan kontakta vårt dataskyddsombud på personvern@viewledger.com

Du kan utöva dina rättigheter genom att kontakta vårt dataskyddsombud. Följande rättigheter kan utövas av dig:

  • Du kan kräva tillgång till de personuppgifter vi behandlar
  • Du kan begära en kopia av de personuppgifter vi behandlar
  • Du kan begära rättelse av personuppgifter som vi behandlar
  • I vissa situationer kan du begära radering av de personuppgifter vi behandlar
  • I vissa situationer kan du begära begränsning av behandlingen av de personuppgifter vi behandlar

Observera att dina rättigheter inte är absoluta och kan begränsas till följd av särskild lagstiftning som kan begränsa din rätt till tillgång eller rätt att begära radering.

Vi hoppas att du meddelar oss om du anser att vi inte följer reglerna i personuppgiftslagen. Kontakta först vårt dataskyddsombud. Du kan också klaga på vår behandling av personuppgifter till din nationella dataskyddsmyndighet (”DPA”). Mer information om detta finns på respektive dataskyddsmyndighets webbplats.

 

Ändringar

Om vi ändrar våra tjänster eller om det sker ändringar i integritetspolicyn kan vi behöva ändra denna integritetspolicy. Aktuell information kommer alltid att finnas lättillgänglig på denna webbplats.

Senast uppdaterad: Mars 2024