AI-experterna berättar: Så ger tekniken ekonomerna superkrafter

AI, artificiell intelligens, är nuförtiden en självklar del av vardagen. AI-tekniken finns i många saker vi använder varje dag – i allt från våra smarta telefoner till algoritmer i sociala medier och sökmotorer och mjukvara i bilen. AI påverkar ständigt fler och fler branscher och yrken. Redovisningsbranschen är inget undantag – utan kanske snarare ett bra exempel på hur AI kan bidra till stort mervärde.

På VIEW har vi ett eget AI-team, med Henrik Christoffer Kjøstvedt och Eirik Andreas Johansen i spetsen. Vi tog ett samtal med dem för att höra hur de jobbar med AI-tekniken, vilka utmaningar som finns, och vad de har för spaningar om utvecklingen framåt.

Henrik och Eirik är baserade i Norge, och de är båda ekonomer i grunden. När VIEW för en tid sedan efterlyste medarbetare som ville ingå i en satsning på AI var Eirik och Henrik snabba att räcka upp handen.

Vad var det som gjorde er så intresserade av AI?

– Jag tror att vi båda är för lata för att acceptera en dålig lösning, skrattar Eirik.

– Om vi kan hjälpa till att minska enformigt, repetitivt arbete och samtidigt göra vardagen ännu mer spännande – då är det bara win win, fortsätter han.

Henrik håller med, och tillägger:

– Det här var något jag direkt blev intresserad av. Jag tycker att teknik är kul, och jag var nyfiken på hur vi skulle kunna använda den i vårt jobb. Efter att ha jobbat med det här ett tag nu är det fortfarande lika spännande, och inlärningskurvan är lika brant.

– Det är ett högt tempo i den här typen av roller. Man måste vara väldigt lösningsorienterad. Det är också viktigt att våga ställa svåra frågor och ifrågasätta. Det sker förändringar hela tiden och det är mycket data att förhålla sig till. Det är stor skillnad från företag till företag och bransch till bransch på hur bra man är på att utnyttja potentialen i tekniken maximalt, fortsätter han.

– Ja, det är sant, håller Eirik med. Det blir mycket funderande och problemlösning även privat, till exempel på en löprunda eller när man sitter i bilen. Men det är bara ett tecken på att man är engagerad och brinner för det man gör. Vårt jobb är att hitta bra lösningar och nya sätt att utnyttja tekniken.

– Och det skadar ju inte att vi tycker att det är jättekul, tillägger Henrik.

Eirik Andreas Johansen

Hur arbetar ni då konkret med AI-tekniken?

– Vår huvuduppgift är att automatisera så många transaktioner som möjligt sömlöst in i affärssystemet, säger Eirik.

– Det första vi gör när vi implementerar AI-lösningen på en kund är att köra en upplärningsperiod för tekniken på ungefär ett par veckor. Efter det börjar vi använda AI på faktiska elektroniska fakturor. Det är då vi kan se att intelligensen kring sådant som kostnadsställen och projekt ökar som mest, berättar han.

– Man kan förvånansvärt snabbt se vinster och automatisering steg för steg i processerna, instämmer Henrik.

Det fina är inte bara att AI:n aldrig glömmer det den har lärt sig. Den fortsätter också ständigt att utvecklas och ju mer data den får tillgång till, desto mer lär den sig. Det är något alla vinner på – våra kunder tar del av varandras framsteg genom den stora mängd data som vår AI analyserar.

Henrik Christoffer Kjøstvedt

Hur mycket behöver ni “lära upp” AI:n?

– Vi har fullt fokus på upplärning från start. Det blir som att ge ett barn som aldrig har åkt längdskidor ett par stavar och skidor, ler Eirik.

– Vårt jobb i början är att ge AI:n riktlinjer och visa vad som är korrekt så att processerna kan justeras tills allt sitter. Och eftersom AI-tekniken aldrig glömmer den kunskap den har samlat på sig kan vi ganska snart gå vidare till nästa steg i processen, fortsätter han.

– Det är stor skillnad mellan AI och manuell regeluppsättning i ett affärssystem. I många affärssystem går det ju att sätta upp automatiseringsregler som fungerar på vissa typer av transaktioner. Det är fascinerande att se hur snabbt AI:n kommer i kapp den här formen av regler och går vidare till nästa nivå. Det går inte alls att jämföra, poängterar Henrik.

Vilka uppgifter är det bäst att låta AI-tekniken sköta, och vilka ska ekonomerna ta hand om?

– Även om AI:n avlastar enormt mycket kommer det fortfarande att finnas många uppgifter och områden där tekniken kommer till korta, säger Eirik.

Tekniken frigör mycket tid och kan strukturera upp stora datamängder. Det gör att vi som ekonomer kan fokusera mer på till exempel förbättringar i system och processer eller att analysera affärsdata för att kunna bidra med insikt och strategi. Det gynnar våra kunder.

– AI:n har heller inte så mycket kunskap om framtiden, det är inte där styrkan i tekniken ligger. Det är här vi som ekonomer tar över. AI är ett kraftfullt verktyg tillsammans med vår expertis inom analys och beredning av beslutsunderlag, tillägger han.

Vad säger ni till den som är lite rädd för AI och ny teknik, eller har kollegor som är det?

– Det är förståeligt, menar Henrik.

– Vi har upplevt att både kollegor och kunder varit skeptiska i början och det är naturligt. Många är rädda att gå miste om kontroll och oroliga att det ska bli fel när AI:n tar över. Men efter att vi har visat värdet av att använda den här tekniken har alla faktiskt ändrat uppfattning ganska snabbt, förklarar han.

– Vi slår ju inte heller bara på AI:n och låter den löpa fritt. Vi sätter i gång automatiseringen steg för steg och lägger ner mycket tid på optimering längs vägen. När de ser hur snabbt tekniken lär sig och hur stora vinsterna är, tycker de flesta att det är väldigt intressant. Då försvinner skepsisen, tillägger han.

– Precis, och det är nog svårt att tacka nej till en kollega eller medarbetare som aldrig blir sjuk eller tar semester, skojar Eirik.

Kan man lita på att det blir rätt med AI?

– Det korta svaret är ja, säger Eirik.

– AI:n läser varenda artikelrad på varenda faktura, och får med sig mycket mer information än vad vi människor kan hantera. Tekniken är programmerad så att AI:n måste vara 95% säker innan den överför något automatiskt. Om säkerheten är på 90% kommer transaktionen att markeras som en avvikelse och måste hanteras av oss för vidare behandling, utvecklar Henrik.

På vilka andra områden tror ni att AI kan användas inom en snar framtid?

– Vi har redan börjat titta på hur tekniken kan användas för andra analyser av data. Det kan till exempel vara benchmarking och jämförelse av databaser, säger Eirik.

– Eller så kan det handla om kunder som vill veta om de betalar mer än genomsnittet hos en leverantör, eller hur deras egna varor och tjänster är prissatta på marknaden jämfört med andras. Eftersom vi som redovisningsleverantör har tillgång till mängder av data från olika företag kan vi svara på de här frågorna utifrån bransch eller marknaden i övrigt, förklarar han.

– Något som också är väldigt aktuellt nu är hållbarhetsredovisning. Med AI-teknik kan företag effektivt få fram rapporter över sina egna koldioxidutsläpp genom att låta tekniken analysera fakturor och leverantörer, fortsätter Eirik.

Ju mer data som blir tillgänglig desto mer användbar information kan vi ta fram. Det gäller bara att sätta i gång med att använda tekniken så att datainsamlingen kan börja. Ju förr desto bättre.

Vad tror ni är de största vinsterna för ekonomiavdelningarna som börjar använda AI redan nu?

– Det är många, säger Eirik. För det första kommer ekonomiavdelningen att spara mycket tid på processer kring hantering av verifikationer. Speciellt om de har många transaktioner, gärna 5 000–10 000 per år och uppåt.

– Dessutom får avdelningen kompetens som inte riskerar att försvinna och större flexibilitet i vardagen. Eftersom allt görs på samma sätt blir teamet mindre sårbart för frånvaro och semestertider. Arbetsuppgifterna blir mindre individberoende, påpekar han.

På sikt kommer en av de största vinsterna vara att man får tillgång till egna data för analys och bättre beslutsunderlag. Det kan till exempel handla om prediktiva analyser för att kunna fatta bättre beslut om till exempel produktion och strategi. Eller att förebygga bedrägerier eller kartlägga avtal för att förhandla fram bättre villkor.

– Man behöver inte heller vara någon teknik-expert för att använda AI – verkligen inte. Vi arbetar med Vic.ai, och användargränssnittet där är ganska enkelt att lära sig. Men det krävs förstås en viss investering i tid för att få ut så mycket som möjligt av plattformen, avslutar Henrik.

Vad är roligast med vara AI-experter på VIEW, och hur tror ni att ert team kommer att utvecklas framöver?

– Det roligaste är att det händer så mycket på så kort tid. Det är helt galet hur fort utvecklingen inom tekniken går, vi ser förändringar varje vecka. Det är jätteroligt att få vara med och bygga den här lösningen från start, säger Eirik.

– Jag tycker också att det är givande att få introducera tekniken för mina kollegor, tillägger Henrik.

– På så sätt får man lära känna många personer i VIEW på olika avdelningar och orter, och kan förhoppningsvis bidra till att göra deras arbetsdag ännu lite bättre. Jag skulle säga att det är det mest spännande och mest lärorika jag varit med om på VIEW hittills, ler han.

– Det håller jag med om, flikar Eirik snabbt in.

– När det gäller den närmaste framtiden för AI-teamet tror jag definitivt att det kommer att växa, förutspår han. Vi har ett verktyg som alla kollegor potentiellt kan använda, och vi behöver både ”super users” och personer som är intresserade av att vara med och utveckla tekniken.

Utvecklingen för AI är fortfarande i sin linda, men vi har redan kommit långt med att utnyttja potentialen. Det är en stor fördel att vara tidigt ute när tempot är så högt – det är lätt att hamna på efterkälken när nya möjligheter hela tiden dyker upp.

– Så vi måste vara snabba på bollen och ha utrymme att experimentera för att få ut det bästa av tekniken, avslutar Eirik.

Kom igång med AI!

Är du nyfiken på hur AI kan hjälpa ditt företag? Eller vill du anlita en redovisningskonsult som kan hjälpa dig fatta bättre affärsbeslut baserat på data? Hör av dig, så berättar vi mer!

PS. Söker du jobb inom ekonomi, och är intresserad av ny teknik? Då vill vi gärna komma i kontakt med dig! Spana in vår karriärsida, och skicka gärna in en öppen ansökan.

Läs mer: 5 anledningar för ekonomiavdelningen att komma igång med AI nu